3.1 Aufbewahrungspflicht für Belege und Aufzeichnungen bei Geschäften mit Kunden
Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Entgelte in bar oder mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift oder EC-Karte mit Geheimnummer geleistet.
Alle im Rahmen dieser Geschäfte angefallenen Belege und Aufzeichnungen sind entweder als
- Buchungsbelege[1] oder
- sonstige Unterlagen[2]
aufzubewahren.
Eine Verpflichtung besteht zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle einschließlich der Kassenvorgänge. Das folgt handelsrechtlich aus § 238 Abs. 1 HGB und gilt über § 140 AO auch für die Besteuerung. Jedes einzelne Handelsgeschäft einschließlich der sich hierauf beziehenden Kassenvorgänge ist aufzuzeichnen. I. d. R. muss es möglich sein, dass seine Grundlagen, sein Inhalt und seine Bedeutung für den Betrieb überprüft werden können.
Es bedarf daher nicht nur der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und ggf. des Namens des Vertragspartners. Zusammengefasste oder verdichtete Buchungen müssen daher in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Für in bar erlangte Kasseneinnahmen ist daher der nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall, nicht nur der am Ende eines Tages insgesamt vereinnahmte Betrag, die sog. Tageslosung, maßgebend.
Bei einer Außenprüfung müssen diese Belege vorgelegt werden können. Auch zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen zählen dazu.
Nicht vorlegbare aufbewahrungspflichtige Bücher und Unterlagen
Ist die Aufbewahrungsfrist zu Beginn einer Außenprüfung noch nicht abgelaufen, können aber die aufzubewahrenden Bücher und Unterlagen nicht vorgelegt werden, muss das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen.[3]
Bewahren Sie daher Ihre Unterlagen auf jeden Fall so lange auf, wie es das Gesetz vorschreibt (i. d. R. 10 Jahre)[4].
3.2 Aufbewahrung von Notizzetteln
Ein in der Praxis umstrittenes Thema, welches meist bei Außenprüfungen auf den Tisch kommt, ist die Aufbewahrungspflicht von Notizzetteln über Kasseneinnahmen, wenn deren Ergebnisse noch am gleichen Tag in das Kassenbuch eingetragen werden.
Die Rechtsprechung äußert sich in dem folgenden Beispiel:
Notizzettel sind nicht zwingend aufzubewahren
F betreibt eine Fleischerei im Erdgeschoss seines Hauses. Die Tageseinnahmen ermittelt er täglich nach Geschäftsschluss durch Auszählen und notiert sie auf einem Zettel. Anschließend begibt er sich in seine im ersten Obergeschoss gelegene Wohnung und überträgt die auf dem Notizzettel vermerkte Tageseinnahme in das in Form eines Kassenberichts geführte Kassenbuch. Die Notizzettel bewahrt er nicht auf.
Nach Auffassung des BFH haben die Notizzettel lediglich Transportfunktion. Da ihr Inhalt unmittelbar nach Auszählung der Ladenkasse in das in Form aneinander gereihter Tageskassenberichte geführte Kassenbuch übertragen wurde, müssen sie nicht aufbewahrt werden. Die baren Betriebseinnahmen brauchten hier nicht einzeln aufgezeichnet zu werden, da Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl zumeist unbekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft wurden[1].
Wären allerdings Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstige Belege angefallen, hätten diese aufbewahrt werden müssen.[2]
Aber Achtung! Es handelt sich hier um einen Sonderfall, in dem die Ursprungsaufzeichnungen nur eine vorübergehende Transportfunktion, nicht aber eine Belegfunktion hatten. Die Kassenführung hatte außerdem keine Mängel, die Anlass für die Vermutung gegeben hätten, dass Tageseinnahmen nicht erfasst worden sind.
Notizzettel und Co. sicherheitshalber aufbewahren
Hieraus kann man nicht allgemein folgern, dass auf die Aufbewahrung von "unreinen Aufzeichnungen" in Kladden, auf Schmier- und Notizzetteln verzichtet werden kann. Werden Kassenmängel bei einer Außenprüfung aufgedeckt, ist es in jedem Fall hilfreich, wenn Sie mittels solcher Notizen aufzeigen können, wie die Tageseinnahmen ermittelt wurden.
Wenn Sie Notizzettel und dergleichen anfertigen, sollten Sie diese sicherheitshalber aufheben, und zwar so, dass Sie diese bei einer Außenprüfung vorlegen können.
3.3 Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften
Werden über Bargeschäfte Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (PC-Kassen) erstellt, müssen die hierüber gefertigten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.[1]
Verschärfte Aufbewahrungspflichten für die digitalen Unterlagen
Nach dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010[2] bestehen seit dem 1.1.2002 folgende verschärfte Aufbewahrungspflichten für die digital...
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