6.1 Verfahrensdokumentation
Auch Spielhallenbetreiber und Automatenaufsteller müssen gem. den GoBD[1] ihr Datenverarbeitungssystem in einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation beschreiben. Diese muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Rz. 154 der GoBD[2] verlangt zudem, dass Änderungen einer Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein müssen.
6.2 Kassenbuch
Jeder Buchführungspflichtige ist zur Führung eines ordnungsmäßigen Kassenbuchs verpflichtet. Diese Verpflichtung gilt insbesondere für bargeldintensive Unternehmen, wie Spielhallen und Automatenaufstellerbetriebe. Aus dem Kassenbuch müssen taggenau alle Bareinnahmen und -ausgaben ersichtlich sein. Gerade wenn mehrere Geräte im Einsatz sind, können mithilfe des Kassenbuchs jegliche Geldbewegungen zentral und für Dritte nachvollziehbar erfasst werden.
Auch wenn die Geräteelektronik beispielsweise eine Erstbefüllung im System erkennt und als solche ausweist, so ist dieser Vorgang dennoch im Kassenbuch zu erfassen. Werden weder digitale Daten noch manuelle "lange Auslesestreifen" aufbewahrt, sind diese Einträge unersetzlich und einziger Nachweis des Geschäftsvorgangs.
Wird Bargeld aus dem Kassenbehälter oder aus dem Auszahlungsvorrat (Hopper, Röhren, Dispenser) eines Geräts entnommen oder diesem hinzugefügt, so sind vor allem diese Vorgänge zwingend im Kassenbuch zu dokumentieren. Geldbewegungen innerhalb des (roten) Kassenbehälters, kann die Geräteelektronik nicht erkennen.
Wird dagegen Geld aus dem Auszahlungsvorrat entnommen und im System nicht als Entnahme "gebucht", ermittelt die Elektronik einen Fehlbetrag. Dieser mindert die elektronisch gezählte Kasse. Geldzuführungen in den Auszahlungsvorrat werden im System als Nachfüllungen ausgewiesen und im Auslesestreifen dokumentiert.
6.3 Kassensturzfähigkeit
Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand in der Kasse verglichen werden kann. Eine Geschäftskasse, die einen solchen Abgleich ermöglicht, ist kassensturzfähig[1]
. Auch Geldautomaten sind Kassen, die jederzeit einen Abgleich von Soll und Ist ermöglichen müssen. Dabei muss jede Kasse, d. h. jedes einzelne Spielgerät, für sich kassensturzfähig sein.
6.4 Geldverschiebungen
In der Praxis werden häufig Geldbestände aus dem Kassenbehälter eines Automaten entnommen und dem Auszahlungsvorrat eines anderen Geräts zugeführt (Nachfüllungen). Dadurch können leergespielte Geräte weiterbetrieben oder mögliche spätere Leerspielungen vermieden werden. Um die Kassensturzfähigkeit zu gewährleisten, müssen alle Geldverschiebungen zwischen mehreren Geschäftskassen eines Betriebs buchmäßig erfasst werden. Werden solche Vorgänge nicht dokumentiert, liegt ein wesentlicher Buchführungsmangel vor.
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