Kassenführung: Besonderheiten bei Gaststätten / 6 Betriebsbedingte und branchentypische Besonderheiten

In jedem Betrieb gibt es manchmal Besonderheiten und Situationen, die sich vom alltäglichen Geschäftsbetrieb unterscheiden. Sind solche außergewöhnlichen Gegebenheiten für die Besteuerung von Bedeutung, kann es im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Rückfragen zu kommen. Nicht immer kann man sich nach Jahren noch genau an die damaligen Verhältnisse erinnern, man gerät schnell in Erklärungsnot. Die nachfolgenden Ausführungen sind nicht als steuerliches Muss, sondern eher als Tipps zu verstehen, um möglichen Spekulationen oder unangenehmen Fragen im Rahmen einer Außenprüfung entgegenzuwirken.

6.1 Beispiel: Lücken in den Tageseinnahmen

Der Prüfer stellt mithilfe seiner Analysesoftware Lücken in den Tageseinnahmen fest. Kann nicht auf einen festen Ruhetag oder auf Betriebsferien verwiesen werden, liegt der Verdacht von Einnahmenverkürzungen durch Nichterfassung von Tageseinnahmen nahe.

Tatsächlich gibt es jedoch eine Reihe weiterer triftiger Gründe, warum keine oder nur eingeschränkte Einnahmeverbuchungen erfolgt sind. Die bloße Vermutung des Unternehmers, es könne sich um einen Krankheitsfall handeln, wird dem Prüfer als Erklärung kaum genügen. Konkrete Nachweise können nachträglich in den wenigsten Fällen noch erbracht werden.

Hierzu zählen auch

• unvorhersehbarer Personalausfall,
• zeitweise Schließung des Betriebs wegen Familienfeiern,
• Beerdigung,
• Renovierung und Handwerkerarbeiten,
• Stromausfall,
• Schlechtwetterperioden bei Biergartenbetrieb u.v.m.

In solchen Fällen sind Aufzeichnungen oder Notizen sehr hilfreich, auch wenn sie vom Gesetzgeber nicht ausdrücklich verlangt werden. Ein kurzer Vermerk im Kassenbuch und der Prüfer wird meist nicht weiter nachhaken. Es steht nicht nur die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung auf dem Prüfstand, denn nicht aufklärbare fehlende oder nur geringe Tageseinnahmen können im Einzelfall und in Verbindung mit aufgedeckten Kassenführungsmängeln schwerwiegende materiell-rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Nicht aufklärbare "Lücken" werden im harmlosesten Fall durch punktuelle Zuschätzungen geschlossen. Das ist natürlich sachlich ungerechtfertigt, wenn Gründe für fehlende Tageseinnahmen vorliegen, der Unternehmer sich aber nicht an diese erinnern kann. Werden gar noch weitere Kassenführungsmängel festgestellt, tendiert die Fehlertoleranz bei jeder "Lücke" gegen Null.

6.2 Gefälligkeitsgeschäfte

Manchmal fühlt sich ein Gastwirt verpflichtet, einem befreundeten Geschäftsmann Waren abzukaufen (z. B. besondere Weine), obwohl er sie gar nicht braucht. Da er die Weine nicht auf seiner Getränkekarte führt, will er sie in seinem Lokal auch nicht anbieten oder darf sie vielleicht aus vertraglichen Gründen gar nicht verkaufen. Werden diese Waren privat verbraucht oder verschenkt, ohne dies näher zu erläutern, verbleibt der Betrag des Gefälligkeitseinkaufs im Wareneingang und wird bei einer Nachkalkulation mit dem üblichen Rohgewinnaufschlag belegt. Der dazu gehörende Umsatz bleibt jedoch aus. Die so entstehende Kalkulationsdifferenz wirft Fragen auf. Ein ganz normaler und im Geschäftsleben auch üblicher Sachverhalt, der unkommentiert jedoch Folgen haben kann.

Eine gesonderte Privatentnahme wird i. d. R. nicht gebucht, weil der Eigenverbrauch mit den Pauschbeträgen der amtlichen Richtsatzsammlung bereits berücksichtigt wurde. Es sollte daher klargestellt werden, dass der tatsächliche Eigenverbrauch die pauschal berücksichtigten Werte übersteigt.

Auch in solchen Fällen empfiehlt es sich, Aufzeichnungen zu führen. Ein kurzer Vermerk reicht oftmals aus und erspart viel Ärger.

6.3 Individuelle Gewohnheiten

Individuelle Gewohnheiten, die dem Prüfer nicht bekannt sind, können bei einer Verprobung verständlicherweise auch nicht berücksichtigt werden. Sie verfälschen das Kalkulationsergebnis und müssen hinterher mühevoll aufgeklärt werden. Erklärungsversuche im Nachhinein klingen nicht immer glaubwürdig, soweit man überhaupt dazu in der Lage ist. Werden ungewöhnliche oder branchenunübliche Sachverhalte ausreichend und glaubhaft dokumentiert, können sie bereits bei der Ermittlung der Kalkulationsgrundlagen entsprechend berücksichtigt werden.

6.4 Beispiele Gastwirtschaft

• In einer Gastwirtschaft liegt der tatsächliche Eigenverbrauch wesentlich höher als die angesetzten Pauschalsätze der Richtsatzsammlung.
• Der Koch verwendet nur den teuersten Spätburgunder-Rotwein für den Sauerbraten und benötigt davon ca. 7 Liter je Woche.
• Anstelle von Leitungswasser wird Mineralwasser verwendet.
• Immer nach Geschäftsschluss öffnet der Unternehmer zwei Flaschen Champagner für sich und seine Angestellten.
• Die Weinschorle besteht aus 2/3 Prädikatswein und 1/3 Mineralwasser.
• Jedes dritte Getränk ist umsonst.
• Eine Ausflugsgaststätte verkauft verbilligten Wein in 6er Kartons an Touristen.
• Stammkunden in einer Spielhalle erhalten kostenlose Getränke und verbilligte Speisen.
• Besondere Cocktailrezepturen.

Um Kalkulationsdifferenzen vorzubeugen, sollten auch Aufzeichnungen über

• Diebstahl von Waren (Spirituosen, Tabak),
• außergewöhnlichen Schwund, Bruch oder
• Verderb durch Stromausfall, Wassereinbruch, Brand u. a.

geführt und aufbewahrt werden.

Kein Muss – aber empfehlens...