Von den handelsrechtlichen Pflichten in Zusammenhang mit dem Jahresabschluss etc. zu unterscheiden ist die aus § 5b EStG resultierende Verpflichtung von GmbHs, "E-Bilanzen" beim Finanzamt einzureichen. Der Begriff "E-Bilanz" steht für die elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen an die Finanzverwaltung. Hierzu sind sämtliche GmbHs unabhängig von ihrer Größe verpflichtet.
Diese Verpflichtung umfasst jedoch nicht nur die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung eines Wirtschaftsjahrs, sondern einen von der Finanzverwaltung vorgegebenen Datensatz, der wesentlich umfangreichere Daten aufnimmt. Dessen Mindestumfang geht weit über die Gliederungsschemata des Handelsrechts hinaus und konterkariert letztlich z. B. die Erleichterungen, die für Kleinstkapitalgesellschaften eingeführt wurden.
Von der Pflicht zur elektronischen Übermittlung macht die Finanzverwaltung nur in begründeten Härtefällen eine Ausnahme, etwa wenn das betroffene Unternehmen nicht über die erforderliche EDV-Ausstattung verfügt. GmbHs können sich daher gegen die Pflicht zur Abgabe einer E-Bilanz kaum zur Wehr setzen. Bei einem Verstoß gegen diese steuerliche Erklärungspflicht kann das Finanzamt ein Zwangsgeld festsetzen und den Gewinn der GmbH ggf. schätzen.
Wann ein derartiger Härtefall vorliegt, ist häufig strittig, da es regelmäßig auf die Verhältnisse des Einzellfalls ankommt. Bislang hat sich die Rechtsprechung hierzu wie folgt geäußert:
Eine unbillige Härte liegt nicht schon dann vor, wenn eine GmbH im betreffenden Wirtschaftsjahr nur geringe Einkünfte erzielt bzw. einen Verlust erlitten hat. Es kommt darauf an, ob die von der GmbH zu tragenden Kosten im Verhältnis zum Umfang von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung unverhältnismäßig sind. Diese Voraussetzung war bei einer UG (haftungsbeschränkt) mit einem Stammkapital von 2.500 EUR angesichts eines finanziellen Aufwands von ca. 40 EUR nicht erfüllt, zumal die technischen Möglichkeiten aufgrund des Betriebs von Internetplattformen vorlagen.[1]
Eine einen Härtefall begründende persönliche Unzumutbarkeit aufgrund mangelnder Medienkompetenz liegt nicht vor, wenn der Steuerpflichtige über einen eigenen E-Mail-Account und eine Website verfügt sowie Schriftstücke mittels PC-Technik anfertigt. In diesem Fall sind zum Beweis einer wirtschaftlichen Unzumutbarkeit aufgrund veralteter Computertechnik, die nur mit nicht unerheblichem finanziellen Aufwand aktualisiert werden kann, Nachweise wie z. B. Screenshots von technischen Problemen bei der Nutzung erforderlich. Fehlen diese, gehen Zweifel zu Lasten des Steuerpflichtigen.[2]
Jahresabschluss und E-Bilanz
Die Einreichung der E-Bilanz beim Finanzamt genügt allerdings nicht. Daneben sind die Regelungen in § 60 EStDV zu beachten. Und diese Vorschrift fordert unabhängig von § 5b EStG die Einreichung von Abschriften von Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Lagebericht und Prüfungsbericht mit der Körperschaftsteuererklärung der GmbH – lediglich die Bilanzeinreichung entfällt infolge Übermittlung einer E-Bilanz. Allerdings können diese Unterlagen auch gemeinsam mit der E-Bilanz elektronisch übermittelt werden.
Die Finanzämter dürfen ergänzende Unterlagen zur E-Bilanz, nämlich Kontennachweise, Anlageverzeichnisse, Anlagespiegel sowie Angaben zum Investitionsabzugsbetrag anfordern, damit die Prüfungswürdigkeit der GmbH besser eingeschätzt werden kann. Werden die angeforderten Unterlagen nicht an das Finanzamt übermittelt, ist dies ein gewichtiger Anhaltspunkt für die Prüfungswürdigkeit des Unternehmens.[3]
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