Invoice-to-Pay-Prozess (I2P): Kennzahlbasierte Steuerung ... / 3.3 Evaluierung der Soll-Ist-Abweichungen im Steuerungsprozess zur Maßnahmenableitung

Da der alleinige Aufbau einer Kennzahlenstruktur noch keine effektive Steuerung und Maßnahmenableitung garantiert, wurde bei der Überführung der Prozesse in den Regelbetrieb (insbesondere in der Hypercare-Phase) ein strukturierter Steuerungsprozess aufgesetzt. Die folgenden Bestandteile galt es hier genauer zu betrachten:

• Der Aufbau und die Auswertung des prägnanten und prozessorientierten Management Reportings steht als Basis für periodische Performance Reviews zur Verfügung (siehe Bilder)
• Die Abstimmung zur strategischen Weiterentwicklung des Invoice-to-Pay-Prozesses führt zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Qualität und Effizienz

Um stets eine funktionsübergreifende Abstimmung zu Status Updates, Soll-/Ist-Steuerung der wesentlichen Prozessparameter sowie Nachverfolgung möglicher Korrekturmaßnahmen zu gewährleisten, wurden Regelmeetings unterstützt durch Reporting (siehe Abbildung 7) etabliert (im konkreten Fall: dreiwöchentliche Steuerungsmeetings). Beispielhafte Themenstellungen waren u. a.

• die Aufbereitung von Schulungsunterlagen oder prozessbegleitenden Checklisten für einzelne Stakeholdergruppen zur Sicherung der Prozessqualität
• Change-Interventionen, z. B. um auf bestimmte Themen / Anforderungen aus Folgeprozessen hinzuweisen und darüber das übergreifende Prozessverständnis zu stärken
• die Identifikation von Einzel-Schulungsbedarfen (themenbezogen)

Abb. 7: Reporting-Dashboards

Es hat sich gezeigt, dass erst das Schaffen eines adäquaten "Forums" zum Austausch zwischen den am Prozess beteiligten Stakeholdern sicherstellt, dass Potenziale zur Optimierung des Prozesses aus einer gesamtheitlichen Prozessperspektive adressiert und mit Maßnahmen hinterlegt werden können. Bei Plasser & Theurer war Schritt 3 ein wesentlicher Schlüssel, um insbesondere während der Übergangsphase von Implementierung / Hypercare nach Betrieb sicherzustellen, dass die Soll-Prozesse den gewünschten Effekt hinsichtlich der gesteckten Prozessziele erwirken.