Informationen zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung und elektronischer Aufzeichnungssysteme

OFD Frankfurt, 16.3.2022, S 0316 A - 010 - St 3a

1. Überblick über abgabenrechtlichen Vorschriften zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen sowie zum Datenzugriff.

Für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen sowie zum Datenzugriff digitaler Unterlagen gelten die Vorschriften der Abgabenordnung (AO; insbesondere §§ 145 bis 147 AO). Außerdem gibt es mehrere Verwaltungsvorschriften. Diese sind:

• BMF-Schreiben vom 26.11.2010, BStBl 2010 I S. 1342,
• BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269(GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff),
• BMF-Schreiben vom 19.06.2018, IV A 4-S 0316/13/10005:053, BStBl 2018 I S. 706(Anwendungserlass zur Abgabenordnung – AEAO – zu § 146).
• BMF-Schreiben vom 17.06.2019, IV A 4-S 0316-a/18/10001, BStBl 2019 I S. 518(Anwendungserlass zur Abgabenordnung – AEAO – zu § 146a)

Unternehmen verwenden aus betriebswirtschaftlichen Gründen der Buchführung vorgelagerte elektronische Aufzeichnungssysteme (z. B. elektronische Kassensysteme, Abrechnungssysteme, Taxameter, Wegstreckenzähler, Waagen mit Kassenfunktion, App-Systeme, Warenwirtschaftssysteme, etc.).

Diese elektronischen Aufzeichnungssysteme (eAS) unterliegen denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie die eigentlichen Buchführungssysteme (Rz. 20 GoBD, Tz. 2.1.4. AEAO zu § 146).

Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel elektronische Kassensysteme.

Der Einsatz dieser elektronischen Aufzeichnungssysteme hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden. Dieses Merkblatt soll einen Überblick verschaffen, um häufige Fehlerquellen in der Kassenbuchführung zu erkennen und zu vermeiden.

2. Neuregelungen durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen für bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme

Am 29.12.2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen veröffentlicht (BStBl 2017 I S. 21). Danach ergeben sich weitere Anforderungen an die Kassenaufzeichnungen eines Unternehmers (§§ 146a, 146b AO), wenn die Unternehmer hierfür elektronische Kassensysteme („elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen” nach § 1 S. 1 KassenSichV) verwenden. Elektronische Kassensysteme sind für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme, die „Kassenfunktion” haben. Diese sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen (vgl. Tz. 1.2 und 1.3 AEAO zu § 146a).

Als elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO gelten ab 01.01.2024 auch Taxameter und Wegstreckenzähler (§ 1 Abs. 2 Nr. 1, 2 KassenSichV)

Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte gehören nicht dazu (§ 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV).

Die gesetzlichen Änderungen lassen sich zeitlich wie folgt einordnen:

Neue Vorschrift	Anwendung ab	Ausnahmen
§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO: Einzelaufzeichnungspflicht	29.12.2016	Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen und keine Pflicht zur Trennung der Entgelte für verschiedene Steuersätze. Gleiches gilt bei vergleichbaren Dienstleistungen (siehe Punkt 4)
§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO: Tägliche Aufzeichnungen	29.12.2016
§ 146a Abs. 1 AO: Schutz durch zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (gilt für elektronische Aufzeichnungssysteme die in § 1 KassenSichV genannt sind (elektronische Kassensysteme)	01.01.2020	Elektronische Kassensysteme, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und nicht für die Anforderungen des § 146a AO technisch aufrüstbar sind, dürfen noch bis 31.12.2022 genutzt werden. Voraussetzung: Das elektronische Kassensystem muss die in dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 und in den GoBD konkretisierten Anforderungen vollumfänglich erfüllen.
§ 146a Abs. 2 AO Belegausgabepflicht	01.01.2020	Auf Antrag (§ 148 AO) ist nur in begründeten Ausnahmefällen (Härtefälle) eine Befreiung möglich.
§ 146a Abs. 4 AO Mitteilungspflicht	01.01.2020	Von der Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen (vgl. BMF-Schreiben vom 06.11.2019 und 18.08.2020). Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben
§ 146b AO Kassen-Nachschau	01.01.2018
§ 379 AO Bußgelder bei Verstößen bis zu 25.000 Euro	01.01.2020

3. Kassensicherungsverordnung – KassenSichV

Durch das o. g. Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde zugleich auch die Grundlage die Kassensicherungsverordnung (BMF v. 26.09.2017, BStBl 2017 I S. 1310 – KassenSichV) geschaffen, welche u. a. die elektronis...