Homeoffice im Rechnungswesen / 3.4 Digitale Abläufe

Digitale Strukturen mit digitalen Daten, Schnittstellen und Prozessen sind eine grundlegende Voraussetzung für die Arbeit von Buchhaltern und Controllern im Homeoffice. Im Rechnungswesen ist der Grad der Digitalisierung traditionell sehr hoch. Durch die Künstliche Intelligenz in autonomen Abläufen werden immer mehr Standardaufgaben ohne menschliche Eingriffe erledigt. So schön, wie sich diese Aussage anhört, so falsch ist sie in der Praxis sehr oft. Leider gibt es in den vielen IT-Systemen immer wieder Brüche, die analoges Arbeiten erfordern.

Diese manuellen Eingriffe und die letzten analogen Dokumente können das Konzept eines Arbeitsplatzes im Homeoffice scheitern lassen. Darum muss durch eine strikt digitale Organisation dafür gesorgt werden, dass wirklich auch der letzte Arbeitsschritt in jeder Verarbeitung durch digitale Strukturen erledigt wird.

Praxis-Beispiel

Rechnungseingang

In der Kreditorenbuchhaltung ist die Verbuchung der Eingangsrechnung, selbstverständlich nach sorgfältiger Prüfung, eine der zentralen Aufgaben. Damit das auch im Homeoffice geschehen kann, müssen die Eingangsrechnungen digital vorliegen. Sie werden entweder beim Posteingang digitalisiert oder, nach entsprechender Vereinbarung, vom Lieferanten digital zugestellt. Das muss zu 100 % so sein.

Die Organisation muss sicherstellen,

• dass Eingangsrechnungen vom Lieferanten immer digital kommen oder
• dass alle analogen Eingangsrechnungen digitalisiert werden.

Um den Vorgang komplett abzuschließen, müssen nicht nur die Eingangsrechnungen digital sein. Auch Bestellungen, Lieferverträge, Lieferscheine, Sondervereinbarungen müssen digital vorliegen. Eine aufwendige Organisationsarbeit ist zu leisten.

Um digitale Abläufe im gesamten Aufgabenbereich zu gewährleisten, müssen neben den eigentlichen Prozessen auch grundlegende Aufgaben digital organisiert werden. In der Buchhaltung ist das u. a. ein Dokumentenmanagementsystem, das alle notwendigen Dokumente und Belege digital verwaltet. Im Controlling spielen Datenbanken mit allen notwendigen Informationen eine wichtige Rolle.