Oft wird erst nach der Einrichtung des Homeoffices klar, wie viel persönlicher Informationsaustausch am Arbeitsplatz des Mitarbeiters mit internen und externen Stellen notwendig ist. Dieser kann auch im Homeoffice durch moderne Kommunikationstechnik ermöglicht werden. Ein großer Teil wird durch individuelle Telefonate oder durch eins-zu-eins-Videokonferenzen erledigt. Zu organisieren sind wichtige Meetings mit mehreren Personen, gleichgültig, ob dies in der eigenen Abteilung, in Projektteams, mit anderen Unternehmensbereichen oder mit externen Partnern wie Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern geschieht.
Die Technik ist erprobt und in vielen Unternehmen durch den Zwang aus der Corona-Pandemie auch den Mitarbeitern bekannt. Die Organisationsaufgabe besteht darin, regelmäßige digitale Meetings zu vereinbaren. Diese haben den Vorteil, dass sich alle Betroffenen darauf vorbereiten können und u. U. nicht erfolgreiche Kommunikationsversuche erspart bleiben. Selbstverständlich muss die Organisation auch ad hoc-Meetings unterstützen. Dazu sollte ein Prozedere, z. B. eine Einladungsliste, vorgegeben werden.
Meetings zur Sozialisierung
Digitale Meetings tragen auch dazu bei, den Mitarbeiter im Homeoffice enger in die sozialen Strukturen der Abteilung oder der Gruppe einzubinden. Es lohnt sich, regelmäßig geplante Videokonferenzen auch dann durchzuführen, wenn es keine wichtigen Themen gibt.
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