Der Grundsatz der Vollständigkeit erfordert ein vollzähliges und lückenloses Aufzeichnen aller Geschäftsvorfälle. Dabei darf auch der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht nicht unberücksichtigt bleiben. Die Aufzeichnungspflicht umfasst nicht nur die in Geld bestehenden Leistungen und Gegenleistungen, sondern alle für das Verständnis der Geschäftsvorfälle notwendigen Informationen. Dazu gehören beispielsweise auch der Inhalt des Geschäfts und der Name des Vertragspartners. Dabei sind sowohl branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten als auch Zumutbarkeitspunkte zu beachten.
Entbehrliche Aufzeichnungen aus BMF-Schreiben
Die Kundenadressdaten müssen nicht aufgezeichnet werden, wenn eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung im Einzelhandel eingesetzt wird. Ebenso ist der Taxiunternehmer nicht gezwungen, die Kundenadressdaten aufzuzeichnen, wenn sein Taxameter dies nicht unterstützt (BMF-Schreibens v. 28.11.2019, Rz 7–39 mit weiteren Beispielen).
Werden jedoch Detailaufzeichnungen als Grundaufzeichnungen zur Erfüllung der Einzelaufzeichnungspflicht aus anderen als steuerlichen Gründen geführt (z. B. bei Kartenzahlung im Einzelhandel), müssen diese Daten auch steuerlich aufbewahrt und in maschinell auswertbarer Form vorgehalten werden. Für vorgenommene Detailaufzeichnungen aus anderen als steuerlichen Gründen entfällt das Argument der Zumutbarkeit und der Praktikabilität.
Das vom Unternehmer eingesetzte DV-System muss eine vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle ermöglichen. Das beinhaltet Plausibilitätskontrollen sowohl inhaltlich als auch bei den Dateneingaben, die automatisierte Vergabe von Datensatznummern, Lückenanalysen bzw. Überprüfungen zur Vermeidung von Mehrfachbelegung bei Belegnummern usw. Diese Voraussetzungen der Vollständigkeit erfordert bestimmte Maßnahmen organisatorischer und ggf. technischer Art. So muss beispielsweise durch geeignete Mechanismen verhindert werden, dass ein und derselbe Geschäftsvorfall doppelt oder überhaupt nicht aufgezeichnet wird. Deshalb muss das eingesetztes System so ausgelegt werden, dass eine Rechnung oder ein Bon nicht ausgestellt werden kann, ohne dass dieser Vorgang buchhalterisch erfasst und festgeschrieben wird.
Buchungen dieser Art dürfen im Hauptsystem nur dann verdichtet aufgezeichnet werden, wenn die aufgezeichneten Einzelpositionen aus einem der Grundsysteme oder aus dem Journal ersichtlich sind.
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