Für die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle im Journal ist eine vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung der Geschäftsvorfälle (im Rahmen der Grundaufzeichnungen) notwendig. Dabei gilt es zu beachten, dass zeitversetzte Buchungen im Journal nur dann statthaft sind, wenn die Geschäftsvorfälle
- vorher schon vollständig und richtig verbucht wurden und
- in den Grundaufzeichnungen erfasst sind.
Damit das Journal seine Funktion erfüllt, müssen die gespeicherten Aufzeichnungen vor Löschung und Veränderungen geschützt sein. Fehlerhafte Buchungen können berichtigt oder storniert werden. Diese Vorgänge sind jedoch so zu protokollieren, dass die fehlerhafte Aufzeichnung in ihrem Ursprung erkennbar ist. Die Journalfunktion erfordert, dass die im BMF-Schreiben unter Tz. 94 aufgelisteten Daten[1] erfasst und bereitgestellt werden.
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