Viele Entscheidungen, die für die GmbH von besonderem Gewicht sind, darf bzw. will der Geschäftsführer nicht alleine treffen. Dafür sind vorab Beschlüsse der Gesellschafterversammlung als Vertretung der Anteilseigner notwendig. Die Beschlüsse werden in Gesellschafterversammlungen gefasst und binden bzw. entlasten den/die Geschäftsführer. Die Wirksamkeit eines solchen Gesellschafterbeschlusses kann aber daran scheitern, dass die Versammlung nicht ordentlich abgelaufen ist. In der Praxis ist das meist kein Problem, solange die Geschäfte gut laufen und sich die Geschäftsführer und Gesellschafter einig sind. Spätestens aber, wenn es zu Auseinandersetzungen kommt, wird der Geschäftsführer nachweisen müssen, dass er stets korrekt und auf Basis von rechtswirksamen Gesellschafterbeschlüssen gehandelt hat. Deshalb ist unbedingt darauf zu achten, dass die Formvorschriften genau eingehalten werden.
Dieser Beitrag soll Geschäftsführer der GmbH aber auch einzelnen Gesellschaftern dabei helfen, eine Gesellschafterversammlung erfolgreich durchzuführen und die erforderlichen Beschlüsse schnell, effektiv und wirksam herbeizuführen.
Die 4 häufigsten Fallen
Der Geschäftsführer muss bei einer Gesellschafterversammlung immer anwesend sein
Die Anwesenheit des Geschäftsführers ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie kann auch ohne ihn bzw. gegen seinen Willen einberufen werden und stattfinden. An der Wirksamkeit der in ihr getroffenen Beschlüsse ändert dies nichts.
Eine Versammlung ist immer beschlussfähig, wenn alle Gesellschafter anwesend sind
Eine Versammlung ist nur dann immer beschlussfähig, wenn hierzu vorab ordnungsgemäß eingeladen worden ist und das in der Satzung bestimmte Mindeststammkapital vertreten ist. Anderenfalls müssen sich auch im Falle einer Vollversammlung alle Gesellschafter ausdrücklich mit einer Beschlussfähigkeit unter Verzicht auf die ordnungsgemäße Ladung einverstanden erklären. Liegen beide Alternativen nicht vor, scheitert die Versammlung.
→ Kap. 3.1
Die Tagesordnungspunkte können auch während der Gesellschafterversammlung präsentiert werden
Die Tagesordnungspunkte muss der Geschäftsführer bzw. derjenige, der die Gesellschafterversammlung einberuft, mindestens 3 Tage vor Beginn der Versammlung durch eingeschriebenen Brief allen Gesellschaftern gegenüber mitteilen. Über einen überraschend vorgebrachten Tagesordnungspunkt kann nur wirksam beschlossen werden, wenn alle Gesellschafter anwesend sind und sich auch alle mit einer Beschlussfassung einverstanden erklären.
→ Kap. 4
Bei einer Ein-Personen-GmbH ist ein schriftliches Protokoll der Beschlüsse unnötig
Gerade hier ist ein schriftliches Protokoll besonders wichtig und sogar gesetzlich vorgesehen, da der Ein-Personen-Gesellschafter regelmäßig im Falle eines Rechtsstreits oder einer Insolvenz die Beschlussfassung nicht beweisen kann.
→ Kap. 7
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