Die Gesellschafterversammlung – nicht ein einzelner Gesellschafter – hat die Funktion, den Geschäftsführer zu überwachen und damit seine Tätigkeit zu kontrollieren. Der einzelne Gesellschafter hat jedoch als Individualrecht ein Auskunfts- und Einsichtsrecht, das er gegenüber dem Geschäftsführer geltend machen kann und das ihn auch in die Lage versetzt, dessen Tätigkeit zu prüfen. Grundlage sind die §§ 51a und b GmbHG.[1] Danach hat der Geschäftsführer jedem Gesellschafter auf Verlangen unverzüglich Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben und Einsicht in die Bücher und Schriften zu gestatten.
Verweigerung der Auskunft und Einsicht bei drohendem Schaden
Der Geschäftsführer darf die Auskunft und Einsicht nur verweigern, wenn die Gefahr besteht, dass der Gesellschaft durch die Gewährung des Auskunfts- bzw. Einsichtsrecht ein Schaden entsteht. Dann besteht sogar die Pflicht zur Verweigerung. Allerdings ist der Geschäftsführer nicht abschließend dazu befugt, die Auskunft bzw. Einsicht endgültig zu verweigern, vielmehr entscheidet hierüber die Gesellschafterversammlung durch Beschluss. Das Auskunfts- und Einsichtsrecht ist sehr weitgehend. Es erstreckt sich auf alle Angelegenheiten der Gesellschaft. Ein Datenschutz oder ein Steuergeheimnis greift hier nicht ein. Der Gesellschafter darf sich Notizen machen und auf seine Kosten Kopien anfertigen.[2] Er ist durch das Einsichtsrecht zur Einsichtnahme in alle Verträge und die komplette Buchhaltung berechtigt.
Den Jahresabschluss sowie den ggf. anzufertigenden Lagebericht muss der Geschäftsführer übrigens ohnehin unverzüglich nach seiner Aufstellung den Gesellschaftern vorlegen (§ 42a Abs. 1 GmbHG). Dieser ist in den Geschäftsräumen zur Einsichtnahme für die Gesellschafter auszulegen oder diesen sonst zugänglich zu machen. Dies ist erforderlich, damit die Gesellschafter sich auf den Beschluss über die Feststellung des Jahresabschlusses und die anschließende Ergebnisverwendung vorbereiten können.
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