In der Einpersonen-GmbH oder wenn die GmbH-Gesellschafter einen entsprechend zuständigen Sprecher oder Gesellschafterausschuss mit Sprecher gebildet haben, muss der Geschäftsführer den Jahresabschluss dem alleinigen Gesellschafter bzw. dem Sprecher zuschicken. Bei mehreren Gesellschaftern genügt es, wenn die Geschäftsführung die Unterlagen in den Geschäftsräumen der GmbH zur Einsichtnahme auslegt und jeden Gesellschafter über die Auslegung informiert (brieflich, unverzüglich).
Der Gesellschafter hat das Recht, sich durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Bilanzkundigen (Rechtsanwalt, Steuerberater, WP oder vBP) unterstützen zu lassen. Für die Praxis ist zu empfehlen: Bei ordnungsgemäßem und konfliktfreiem Verhältnis sollte der Geschäftsführer zum vereinbarten Einsichtstermin für jeden Gesellschafter einen vollständigen Jahresabschluss bereithalten. Es gibt auch Gesellschaften bei denen die Geschäftsführung mit den Gesellschaftern ggf. mit dem Steuerberater oder dem Leiter des Rechnungswesens eine sog. Bilanzbesprechung durchführt, die dann der Vorbereitung der Feststellung des Jahresabschlusses dient.
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