Forderungsmanagement: Vermeidung stiller Kredittage besc ... / 2.1 Kurzfristige Möglichkeiten, stille Kredittage zu reduzieren

Viele Unternehmer haben es sich angewöhnt, Rechnungen nur einmal pro Monat zu schreiben, auch, weil es für sie oft unangenehm ist, sich regelmäßig mit dem ungeliebten „Bürokram“ zu befassen. Dass sie hierdurch bares Geld verschenken, zusätzlich Liquiditätsrisiken eingehen und höhere Kosten haben als nötig, ist vielen nicht bewusst. Wurde die Leistung am Monatsanfang erbracht, entstehen so 30 stille Kredittage, bei Leistungserbringung zur Monatsmitte noch immer etwa 15 Tage. Eine Umstellung auf wöchentliche Rechnungsstellung würde das Problem erheblich entschärfen.

Unternehmen haben z. B. die nachstehenden Möglichkeiten, die Anzahl stiller Kredittage zu verringern:

1. Bei einfachen Leistungen / Produkten: Mitarbeiter (oder sich selbst) verpflichten, alle rechnungsbegründenden Unterlagen sofort beizubringen oder zu erstellen, z. B. Verträge, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle, Materiallisten, Stundenzettel der Mitarbeiter (s. Checkliste).
2. Mindestens einmal (besser zweimal) pro Woche einen festen Tag für die Rechnungsstellung reservieren.
3. Rechnungen möglichst elektronisch versenden, ansonsten am Tag der Rechnungsstellung vor der Leerung zur Post bringen (lassen).
4. Eine verantwortliche Person benennen, die sich um das Thema kümmert und dafür sorgt, dass alle Dokumente zeitnah verfügbar sind.
5. Zahlungstermin in Rechnungen konkret mit Datum benennen, damit Verzug eintritt ohne mahnen zu müssen. Auf die möglichen Folgen sollte man hinweisen bzw. muss es bei Privatkunden tun. Das reduziert zwar nicht die Anzahl stiller Kredittage i. d. R., verringert aber den Zahlungsverzug.
6. Vereinbarungen mit Kunden treffen, dass man abrechnen darf, wenn noch nicht alle Werkzeuge oder Hilfsmittel abgebaut sind. Beispielsweise kann ein Maler mit dem Kunden vereinbaren, dass er seine Rechnung schon stellen darf, wenn das benötigte Gerüst am Haus noch nicht entfernt worden ist.