Mit der in den meisten Betrieben vorhandenen Software ist es kein Problem, sich Wiedervorlagen für Zahlungseingänge zu notieren (z. B. auch "Outlook"/Aufgaben). Eine andere Möglichkeit ist, dass sich der Unternehmer bzw. dessen Angestellte z. B. am 15. und am 30. eines jeden Monats die offene Postenliste aus der Buchhaltung zur Überprüfung vornimmt. Bei nicht zeitnaher Buchung und kurzen Zahlungsfristen müssen für das Unternehmen individuelle Vorkehrungen getroffen werden.
Es spricht sich unter den Kunden sehr schnell herum, ob der Unternehmer seine Ausgangsrechnungen bzw. Zahlungseingänge überwacht, was sich im konkreten Mahnwesen ausdrückt.
Unter Umständen ist es sinnvoll, den Komplex "Ausgangsrechnungen" aus dem Betrieb auszulagern.
Jährlich gehen Millionenbeträge durch Nichtbeachtung der Verjährungsfristen von Zahlungsansprüchen verloren. Ein wichtiger Stichtag ist hierbei immer der 31. Dezember eines jeden Jahrs. Mit Ablauf des 31. Dezember verjähren alle Zahlungsansprüche des täglichen Geschäftsverkehrs, die der regelmäßigen Verjährungsfrist unterliegen. Das bedeutet, dass sich nach Ablauf der gesetzlich festgelegten Frist von 3 Jahren (Regelverjährungsfrist, § 195 BGB) für Forderungen aus Kauf- und Werkverträgen der Schuldner auf die Verjährung seiner Schuld berufen und die Erfüllung des Anspruchs verweigern kann. Unternehmer können ihren Anspruch nicht mehr erfolgreich gerichtlich durchsetzen – obwohl dieser rechtlich gesehen weiterhin besteht –, wenn sich der Schuldner auf die Verjährung beruft.
Z. B. verjähren mit Ablauf des 31.12.2023 alle Forderungen, die in 2020 entstanden sind. Entstanden ist der Anspruch auf den Kaufpreis oder den Werklohn, wenn der Unternehmer seine vertragliche Leistung erbracht hat.
Auf eine Rechnungsstellung kommt es nicht an. Unternehmer müssen rechtzeitig vor dem 31.12.2023 prüfen, ob sie in 2020 Leistungen an Kunden erbracht haben, die noch nicht gezahlt haben, und sich für geeignete Maßnahmen (s. u.) entscheiden.
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