Fast Close: Schnelle und präzise Jahresabschlusserstellu ... / 3 Vorlage

3.1 Zentrales Template mit sämtlichen Aufgaben

Die Vorlage (Template) wird zentral definiert und bei Änderung der Prozesse aktualisiert. Sie beinhaltet den abgestimmten Ablaufplan mit sämtlichen Aufgaben, die im Rahmen eines Abschlusses auszuführen sind. Die Vorlage lässt sich mittels Unterverzeichnissen über mehrere Ebenen hinweg strukturieren (vgl. Abb. 2). Zwischen den einzelnen Aufgaben werden Abhängigkeiten definiert, damit die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet werden. Die Vorlage wird konkreten Organisationseinheiten (Kostenrechnungskreis, Buchungskreis) in SAP zugeordnet. Für unterschiedliche Organisationseinheiten können eigene Vorlagen definiert werden, falls die Prozesse nicht einheitlich sind (Produktionsgesellschaften und Vertriebsgesellschaften).

Eine Vorlage dient der Erzeugung einzelner Aufgabenpläne und wird selbst nicht ausgeführt. Die Berechtigung zur Erstellung und Pflege von Vorlagen sollte nur eine zentrale Stelle (zentrales Controlling) erhalten.

Abb. 2: Vorlage

3.2 Arten von Aufgaben

Es gibt folgende Arten von Aufgaben:

1. Transaktionen sind in SAP ERP direkt ausführbare Funktionen.
2. Programme werden zur Ausführung laufzeitintensiver Aufgaben in der Hintergrundverarbeitung verwendet.
3. Workflows bündeln mehrere Transaktionen und Programme zu einem Paket und erlauben die dynamische Zuordnung von Verantwortlichen aufgrund der Aufbauorganisation. Es lassen sich Haltepunkte zur Überprüfung des Ergebnisses der Ausführung einzelner Aufgaben als Grundlage für die Freigabe der nächsten Prozessphase einfügen. Mehrere Jobs können zu Jobketten zusammengefügt werden.
4. Notizen sind eine Art elektronische Post-its für kurze Vermerke.
5. Remote-Aufgaben sind Aufgaben, die in anderen (SAP-)Systemen ausgeführt werden.

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben

Zwischen den verschiedenen Aufgaben lassen sich Abhängigkeiten definieren, damit eine bestimmte Aufgabe erst dann ausgeführt werden kann, wenn andere Aufgaben erledigt sind (vgl. Abb. 3).

Abb. 3: Abhängigkeiten