Fast Close: Instrumente und Prozessoptimierungen für ein ... / 4 Aufgabenverteilung

Die Buchhaltung hat bereits bei den ersten Lösungsvorschlägen erkannt, dass sie die notwendigen Daten nicht allein liefern kann. Nach anfänglichem Sträuben und Suche nach anderen Lösungen bedient sie sich jetzt der Kompetenz des Controllers, um die Ergänzungen zu den Istwerten mit entsprechender Sicherheit zu berechnen. Auch die Fachabteilungen müssen einbezogen werden. Wichtig für die Erfolg ist die klare Abstimmung der Aufgabenverteilung.

4.1 Fachbereiche

Grundsätzlich liefern die einzelnen Fachbereiche wie Einkauf, Verkauf, Produktion alle Daten, die im Rechnungswesen verarbeitet werden. Einige davon sind kritisch für den Fast Close. Für diese kritischen Inhalte müssen alle Buchungen zeitnah erfolgen, so dass kurz nach Periodenende die notwendigen Inhalte zur Verfügung stehen. Bei anderen Daten bietet es sich an, die Entscheidungen sofort zu treffen, wenn sie anfallen, und nicht bis zum Periodenende zu warten.

Zeitnahe Buchungen

Einige Beispiele, die während des Projektes aufgefallen sind:

• Die Bestände, die nicht mehr genutzt werden können, werden sofort bei Sperrung durch die Qualitätssicherung bewertet. Bisher wurde das erst zum Periodenende erledigt.
• Fertigungsaufträge werden spätestens bis zum Ende des ersten Arbeitstages nach Periodenende fertig gemeldet und verbucht.
• Für die Klärung von Rechnungsdifferenzen mit dem Vertrieb dürfen nur noch maximal drei Arbeitstage verwendet werden. Damit sind die notwendigen Buchungen in der Debitorenbuchhaltung zeitnah möglich.

Hinweis

Digitalisierung nutzen

Durch die weitgehende Digitalisierung des Unternehmens, auch eine Entwicklung, die aus dem neuen Mutterkonzern kommt, stehen viele Informationen vor allem aus den technischen Fachbereichen sehr viel detaillierter und vor allem früher zur Verfügung. Gemeinsam mit den Controllern haben die Buchhalter einige Bereiche identifiziert, die durch sofortige Verarbeitung der Informationen zur besseren Genauigkeit des Fast Close beitragen können. Die dazu notwendigen Änderungen werden jetzt umgesetzt und zu einer deutlichen Entspannung während der Fast-Close-Tage führen.

4.2 Buchhaltung

Verantwortlich für den Fast Close und das Reporting zur Muttergesellschaft ist die Buchhaltung. Daher trägt sie auch die Verantwortung für den Aufbau der Berichtsstruktur. Damit ist auch die Übereinstimmung der Reports mit den buchhalterischen Auswertungen wie Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz gewährleistet.

In der Buchhaltung wird auch der reale Abschluss erstellt. Dann können die Differenzen zu den gemeldeten Werten ermittelt und die notwendige Korrektur des Meldewertes in der nächsten Periode berücksichtigt werden.

Differenzen ermitteln

Für die Meldung selbst liefert die Buchhaltung alle Istwerte, die in EUR auf den Konten der Finanzbuchhaltung angekommen sind. Dazu gehören die Erlöse, Erlösschmälerungen, Materialverbräuche, Bestandsänderungen und die sonstigen Erträge und Aufwendungen.

4.3 Controlling

Das Controlling muss dafür sorgen, dass die Schätzung zum Fast Close möglichst realistisch ausfällt. Der Controller berechnet alle Werte, die nicht als Istwerte aus der Buchhaltung stammen. Das sind zum einen die Istmengen, die mit Planpreisen bewertet werden müssen, z. B. Energieverbrauch, bewertet mit dem Planpreis für die Energie. Zum anderen werden die Positionen, die keinerlei Istbezug haben, aus dem Budget verwendet.

Die wichtigste Aufgabe des Controllers ist die Prüfung der zur Schätzung verwendeten Budgetwerte auf ihre Realitätsnähe. Budgets sind häufig bereits mehrere Monate alt. Die Bedingungen können sich wesentlich verändert haben. Daher muss für die Schätzung eine Anpassung der Budgetwerte an die Realität erfolgen, um die Differenzen zu den späteren Istwerten gering zu halten.

Praxis-Beispiel

Energiepreis

Realitätsnähe gewährleisten

Der Gaspreis ist für die Produktion der Nahrungsmittelgrundstoffe ein wichtiges Kriterium. Zur Zeit der Budgetierung wurde ein Gaspreis von 0,30 EUR pro kWh angenommen. Aktuell beträgt der vereinbarte Preis nur 0,28 EUR pro kWh. Daher wird zur Schätzung die verbrauchte Gasmenge mit 0,28 EUR pro kWh bewertet, nicht mit dem Budgetpreis.

4.4 Gemeinsame Aufgaben

Das Controlling liefert in dieser Form des Fast Close den wohl wichtigsten Beitrag, vor allem was die Inhalte angeht. Die buchhalterische Richtigkeit kann nur der Fachmann des externen Rechnungswesens gewährleisten. Daher muss die letzte Abstimmung der Meldewerte gemeinsam erfolgen.

• Die ermittelten Differenzen zwischen Schätzwert und Istsituation sind begründet in einer falschen Einschätzung des Controllers. Die Gründe dafür müssen jeden Monat ermittelt werden, damit sie bei der nächsten Schätzung berücksichtigt werden können. Das geht nur gemeinsam.
• Die jeweils aktuellen Schätzwerte müssen auf ihre Plausibilität geprüft werden. Abweichungen vom Durchschnitt z. B. des Materialverbrauchs müssen vom Buchhalter und Controller gemeinsam erklärt werden, damit die Schätzung wirklich realitätsnah wird.