Fast Close: Instrumente und Prozessoptimierungen für ein ... / 1.2 Das Ziel

Besondere Abmachung mit dem Konzern

Die Vorgabe der Konzernmutter verlangt einen Bericht aus der Buchhaltung am vierten Arbeitstag des Folgemonates. Das ist als echter Buchhaltungsabschluss nicht zu erreichen, da viele externe Dokumente, vor allem Eingangsrechnungen z. B. für Energie, nicht früh genug im Unternehmen sind. So wurde eine besondere Abmachung getroffen, um das Informationsbedürfnis des Konzerns zu stillen und dennoch exakte Buchhaltungsergebnisse zu produzieren.

• Am vierten Arbeitstag des Folgemonats wird ein vorläufiger Abschluss in der Buchhaltung erstellt.
• Dieser enthält alle bis dahin vorliegenden Istdaten. Die nicht vorliegenden Daten werden durch eine qualifizierte Schätzung ersetzt.
• Die Schätzung beruht auf budgetierten Werten und/oder auf vorhandenen Istmengen, die mit Durchschnittspreisen bewertet werden.
• Die Schätzung wird gemeinsam mit dem Controlling durchgeführt.
• Der vorläufige Abschluss wird an die Konzernmutter berichtet, die Buchhaltung bucht jedoch noch weiter in den alten Monat.
• Die so entstehenden Differenzen zwischen dem späteren tatsächlichen Buchhaltungsabschluss und den berichteten Werten werden mit dem nächsten Report der Monatswerte ausgeglichen.

Die Controller des Konzerns haben diese Vorgehensweise nach langen Verhandlungen akzeptiert. Sie verlangen jedoch, dass es nicht zu einem Genauigkeitsverlust kommen darf. Abweichen zwischen tatsächlichen Werten und berichteten Zahlen dürfen daher nicht mehr als 5 % betragen.