Excel im Controlling: Empfehlungen für einen erfolgreich ... / 2 Was für Excel spricht

2.1 Schneller Einstieg

Controllern, Unternehmern und anderen Anwendern kommt zunächst entgegen, dass man Excel ohne größere Vorkenntnisse sofort anwenden und nutzen kann. Das ist u. a. darauf zurückzuführen, dass Excel eine relativ intuitive Nutzerführung bietet (auch wenn es von Version zu Version Änderungen gibt, die Umsteiger aus älteren Versionen zumindest an den Rand der Verzweiflung bringen können). Man kann im Prinzip direkt loslegen ohne sich Programmierkenntnisse aneignen oder auf die Unterstützung Dritter warten zu müssen. Und meist erhält man ziemlich schnell zähl- und gut nutzbare Resultate. Und mit den ersten sichtbaren Ergebnissen steigt oft auch die Lust darauf, weitere Anwendungen zu konzipieren.

2.2 Hohe Flexibilität und schnelle Anpassbarkeit

Mit Excel lassen sich schnell und übersichtlich Strukturen schaffen, verändern oder anpassen. Die hohe Flexibilität ist ein zentraler Vorteil von Excel. Beispiel: In einem Unternehmen mit rund 100 Mitarbeitern werden ca. 6.000 verschiedene Spezialöle hergestellt. Der Betrieb hat bisher noch keine Kostenrechnung. Der Geschäftsführer will das zusammen mit dem Controller ändern und eine Zuschlagskalkulation einführen. Gemeinsam mit den Fachabteilungen überlegen sie, wie man den Vertrieb strukturieren kann. Da der Betrieb viel exportiert, wird beschlossen, hier 2 Kostenstellen einzurichten, eine für den Inlandsvertrieb und eine für den Exportvertrieb. Das lässt sich mit Excel einfach umsetzen, da es lediglich erforderlich ist, hierfür in der vorgesehenen Spalte eine entsprechende Bezeichnung für die Kostenstellen einzugeben und dann die Gemeinkosten anteilig zu verteilen.

Im Lauf der Umsetzung stellt sich heraus, dass sich die Zuschlagssätze für Inland und Export kaum unterscheiden. Das Team beschließt, nur eine Kostenstelle Vertrieb einzurichten, in der sowohl die Inlands- als auch die Exortaktivitäten kostenmäßig abgebildet werden. Entsprechend wird eine Kostenstelle (Export) gestrichen, also eine Spalte gelöscht. Die Gemeinkosten der beiden bisherigen Kostenstellen werden addiert und damit besteht die Möglichkeit, für den Vertrieb nur einen einzigen Zuschlagssatz zu verwenden.

2.3 Einfache Visualisierung von Ergebnissen

Daten, Zahlen und Auswertungen lassen sich meist mit geringem Aufwand so visualisieren, dass die Adressaten von Berichten die zentralen Aussagen mit einem Blick erfassen können. Anwender mit etwas mehr Erfahrung können zudem aus zunächst unübersichtlichen Datenansammlungen mit verschiedenen Funktionen, z. B. Sortieren, oder Pivot-Tabellen leicht verständliche Auswertungen erstellen, die je nach Empfängerwunsch schnell und einfach verändert werden können. Bspw. lassen sich Umsatz- oder Ergebniszahlen nach Jahren, Kunden, Artikeln oder anderen Kriterien wie Regionen übersichtlich aufbereiten und bei Bedarf zusätzlich visualisieren.

Für Excel spricht auch, dass es viele Nutzer mit gutem Fachwissen gibt. Damit können Lösungen fast immer direkt genutzt werden und man erhält bei Fragen i. d. R. schnell und fundiert eine Rückmeldung.

2.4 Viele Arbeiten lassen sich automatisieren

Vor allem geübtere Anwender können zahlreiche wiederkehrende Aufgaben und Arbeiten automatisieren und durch die Reduktion manueller Tätigkeiten die Fehleranfälligkeit senken, etwa indem sie Visual Basic for Applications (VBA) nutzen. Mit dem Makrorekorder von Excel lassen sich alle Eingaben in Programmcode aufzeichnen. Das ist z. B. dann sinnvoll, wenn man für bestimmte Dateien oder Auswertungen stets die gleiche Formatierung verwenden will oder Befehle sowie Dialogfelder anpassen möchte.

2.5 Geringe Anschaffungs- und Folgekosten

Und Excel ist preiswert, denn es müssen nur einmalig Anschaffungskosten von meist unter 100 EUR berücksichtigt werden. Wer, wie in den meisten Organisationen üblich, Office-Pakete erwirbt, kommt oft noch günstiger weg. Weitere Kosten für Wartung oder ähnliches fallen nicht an; lediglich Aufwendungen für Updates, die alle 1-2 Jahre entstehen, wenn man zeitnah die neuen Versionen nutzen möchte.

2.6 Breites Angebot vorgefertigter Lösungen

Ein nicht zu vernachlässigendes Argument für Excel ist auch die Fülle von Praxisbeispielen, Anwendungsszenarien und fertigen Lösungen, die man sofort für sich nutzen kann. In einigen Fällen sind ggf. geringfügige Adaptionen erforderlich, um z. B. ein Tool an die individuellen Gegebenheiten im eigenen Betrieb anzupassen. Der vorliegende Band und die mit ihm zur Verfügung gestellten Arbeitshilfen ist dafür ein hervorragendes Beispiel. Damit lässt sich noch mehr Zeit und Aufwand sparen und Ergebnisse liegen noch schneller vor.

2.7 Echte Standards auch bei Profi-Lösungen nicht vorhanden

Was außerdem trotz Digitalisierung und einer zunehmenden Anzahl professioneller ERP-Lösungen für die Anwendung von Excel spricht, ist, dass es immer noch keine echten "Lösungen von der Stange" gibt. Es müssen trotz anderslautender Versprechungen immer mehr oder weniger lange Anpassungen vorgenommen werden, was Zeit, Geld und Nerven kostet. In kleineren Betrieben ist die Einführung von ERP-Lösungen wegen fehlender Ressourcen hoher Kosten oft kaum möglich. Mit Excel hingegen lassen sich schnell kleinere Lösungen erarbeiten, die auch wenn man wenig Zeit hat grundsätzlich besprochen und an die Erfordernisse der Leitung angepasst werden können. Dab...