Entlastung des GmbH-Geschäftsführers: So schützen Sie si ... / 2 So wird die Entlastung erteilt

Die Entlastung wird in aller Regel im Rahmen einer Gesellschafterversammlung und typischerweise in der, in der der Jahresabschluss genehmigt wird, beschlossen. Der Punkt "Entlastung des Geschäftsführers" muss dazu explizit auf der Tagesordnung stehen. Mit welcher Mehrheit der Beschluss zu fassen ist, sollte im Gesellschaftsvertrag der GmbH geregelt sein. Findet sich dort keine Vorschrift und hat die Satzung auch für die "normalen", also nicht satzungsändernden Gesellschafterbeschlüsse keine eigenen Regelungen, greift das GmbH-Gesetz: Der Beschluss zur Entlastung muss mit einfacher Mehrheit gefasst werden.

(Fremd-)Geschäftsführer dürfen bei einer Gesellschafterversammlung – selbst wenn sie anwesend sind – mangels Mitgliedschaft nicht mitstimmen. Aber auch Gesellschafter-Geschäftsführer dürfen bei dem Entlastungsbeschluss nicht mitstimmen, weil es ja um ihre eigene Angelegenheit geht. Das darf auch im Gesellschaftsvertrag nicht anders geregelt werden. Eine solche Klausel ist nichtig und ein Beschluss auf dieser Basis ebenfalls.

Keine Vertretung bei Stimmen in eigener Sache möglich

Es ist auch kein "Hintertürchen", wenn Gesellschafter-Geschäftsführer sich bei Abstimmungspunkten, bei denen sie selbst nicht mitstimmen dürfen, durch eine andere Person vertreten lassen. Auch der Vertreter darf nicht für den Gesellschafter-Geschäftsführer abstimmen. Tut er es den­noch, ist der Gesellschafterbeschluss über die Entlastung nichtig.

In einer Einpersonen-GmbH entfällt der Tagesordnungspunkt "Entlastung" regelmäßig, denn auch wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer vom Verbot der Insichgeschäfte befreit ist, kann er dennoch als Gesellschafter nicht sich selbst als Geschäftsführer entlasten.

Verweigerte Entlastung

Wenn dem (Gesellschafter-)Geschäftsführer die Entlastung verweigert wird, ist das für ihn in aller Regel ein wichtiger Grund, der ihn zur sofortigen Amtsniederlegung und zur fristlosen Kündigung seines Anstellungsvertrags berechtigt. Seine Gesellschafterstellung allerdings wird durch diesen Schritt nicht berührt. Er ist und bleibt Gesellschafter. Ausnahme: In der Satzung wurde vorgesehen, dass seine Anteile in einem solchen Fall eingezogen werden (dürfen) oder dass er seine Mitgliedschaft in einem solchen Fall kündigen darf.

Aus Bosheit verweigerte Entlastung

Das Einzige, was der (Gesellschafter-)Geschäftsführer bei einer – manchmal auch aus reiner Bosheit – verweigerten Entlastung tun kann, ist eine sogenannte negative Feststellungsklage vor Gericht einzureichen. Darin wird amtlich festgestellt, dass keine (möglichen Schadensersatz-)Ansprüche gegen ihn bestehen.

Praxis-Tipp

Vertrauen ist gut, Kopien sind besser

GmbH-Geschäftsführer sollten im eigenen Interesse jeweils eine Kopie des Protokolls der Gesellschafterversammlungen, anlässlich derer ihnen Entlastung erteilt wurde, mit zu ihren privaten Akten nehmen. Diese sollten sie gut verschlossen zu Hause oder in einem Bankschließfach aufbewahren. Aber Achtung: Wenn in den Protokollen auch Interna der Gesellschaft enthalten sind, müssen sie die Gesellschafter davon in Kenntnis setzen, dass sie solche Unterlagen zu Hause (oder in ihrem Bankschließfach) aufbewahren. Wer dies nicht will oder – zu Recht – befürchtet, dass er dies gar nicht darf, sollte vom Protokollanten einen Protokollauszug zum TOP "Entlastung" erbitten.