Einführung einer integrierten BI-Lösung für Planung und ... / 4 Einführung einer dezentralen Planung

4.1 Planungsmodule für alle GuV-Positionen

Neuer Ansatz für Planungsprozess

Die bisherige Vertriebsplanung erfolgte bei Bürkle mit einer Planungshilfe des Warenwirtschaftssystems und in Excel-Tabellen. Im Warenwirtschaftssystem konnten die neu gebildeten Unternehmenssegmente allerdings nicht abgebildet werden. Eine Planung ausschließlich mit Excel-Tabellen wäre zu komplex und zu aufwendig geworden. Es mangelte außerdem an einem Statusmodul, um den Bearbeitungsstand besser im Blick zu haben. Deshalb wurde der Planungsprozess mit Jedox komplett neu umgesetzt.

Planung für die GuV-Positionen

Die BI-Plattform unterstützt den Planungsprozess mit Programmmodulen für die einzelnen GuV-Positionen zur Umsatz- und zur Kostenplanung. Dabei werden die spezifischen Anforderungen bspw. von Industrie- oder Handelsunternehmen bei Wareneinsatz, Handelsspanne, Personal- oder Sachkosten berücksichtigt.

4.2 Ablauf des Planungsprozesses: Top-down oder auch Bottom-up

Vertriebsplanung beginnt mit GF-Vorgaben

Die Vertriebsplanung beginnt bei Bürkle mit den Vorgaben der Geschäftsführung zu den Umsatzzielen und zur Entwicklung der einzelnen Unternehmensbereiche. Die Verkaufsleiter besprechen diese Vorgaben mit ihren Außendienstmitarbeitern, die die Zielvorgaben anschließend als Planzahlen für ihre Kunden umsetzen.

Planungsmodul des BI-Systems

Das Controlling stellt die Daten für die Detailplanung mithilfe des Planungsmoduls von Jedox bereit. Grundlage sind die Ist-Zahlen des vergangenen Jahres, die mit einer Copy-Funktion im Planungsbereich verfügbar gemacht werden. Dabei handelt es sich um eine mehrdimensionale Datenauswahl: So lassen sich mit einem Befehl alle Kunden, alle Produkte oder alle Niederlassungen übertragen, unabhängig von der Menge der Daten. Mit den Vergangenheitsdaten werden auch alle saisonalen Besonderheiten auf das neue Planjahr übertragen. Das Planmodul bietet hier automatische Anpassungen an, um z. B. die veränderte Lage der Feiertage oder die Zahl der monatlichen Arbeitstage zu berücksichtigen.

Webmaske für Planer

Bei Bürkle haben die ca. 100 Außendienstmitarbeiter aus den 22 Niederlassungen jetzt 14 Tage Zeit, die Planwerte für ihre Kunden einzugeben. Sie greifen online auf die Jedox-Plattform zu und tragen ihre Plandaten selbstständig in eine Web-Maske ein. Das Planungsmodul des BI-Systems bietet ihnen hier etliche Unterstützungsfunktionen, u. a. bei der ABC-Kundenklassifizierung, der Planung des Wareneinsatzes und der Handelsspanne (Margenplanung) (s. Abb. 7).

Abb. 7: Planungsmodul mit zahlreichen Unterstützungsfunktionen für Planer (z. B. ABC-Klassifizierung, automatische Übertragung der Vorjahreswerte)

4.3 Planungshilfen für Kostenstellenverantwortliche

Hilfen für Planer

Die Außendienstmitarbeiter müssen für durchschnittlich 200 Kunden Planzahlen entwickeln. Als Grundlagen dienen ihnen dazu die Ist-Umsatzzahlen von April bis Februar und die Planzahlen des Vorjahres für den Monat März. Die Zahlen sind nach Artikelhauptgruppen und nach Regionen differenziert. Das Planungsmodul von Jedox gibt ihnen unterschiedliche Optionen, die vorgegebenen Unternehmensziele für ihre Kunden umzusetzen.

Sie haben die Möglichkeit, eine Gesamtplanung durchzuführen, einzelne Artikel-Hauptgruppen oder einzelne Kunden zu bearbeiten. Zusätzlich können sie Planwerte für Neukunden eingeben.

Unterschiedliche Planungsoptionen

Optionen für die Gesamtplanung:

• Planung für Artikelhauptgruppen: Die Außendienstmitarbeiter bearbeiten die Umsatzzahlen einzelner Artikelhauptgruppen, indem sie z. B. die Planzahlen als absolute Euro-Werte eintragen und anschließend eine Feinabstimmung durchführen.
• Planung für einzelne Kunden: Zusätzlich können ausgewählte oder alle Kunden (z. B. A-Kunden) einzeln bearbeitet werden, um besondere Chancen und Risiken oder zu erwartende Veränderungen beim Kunden zu berücksichtigen.
• Planung für Neukunden: Der Mitarbeiter gibt über das Planungsmodul auch die Zielwerte für Neukunden ein und kann dabei die Daten für Artikelgruppen frei festlegen.
• Margenplanung: Der Mitarbeiter kann die Handelsspanne als Prozentsatz oder als Absolutwert eintragen. Die Marge wird vom System dann automatisch berechnet.
• Treiberbasierte Planung: Eine Alternative zur rein umsatzorientierten Planung sind Vorgaben aufgrund von Mengen- oder Preisveränderungen. So kann ein zu erwartender Preisverfall vorgegeben werden, um den Ausgleichsbedarf durch einen erhöhten Absatz und die damit verbundenen Marketingmaßnahmen besser einzuplanen.

• Weitere Planungshilfen

  • Zur besseren Übersicht werden bei Bürkle besondere Kunden farblich gekennzeichnet. Neukunden sind grün; Kunden, die von anderen Verkaufsbereichen neu zugeordnet wurden orange und für Warenlieferungen gesperrte Kunden rot markiert. Die Kunden sind nach ABC-Klassifizierungen gruppierbar. Als weitere Option sollen künftig auch die Vorjahresplanwerte als Infofeld angezeigt werden, um die Abweichungen vom Plan- zum Ist-Umsatz erkennen zu können.
  • Der Außendienst kann zu jedem Kunden weitere Infotexte eingeben, die z. B. erläutern, warum er den Plan-Umsatz höher oder niedriger eingesetzt hat. Diese Kommentare werden in der Datenbank abgespeichert.
  • Undo-Funktion: Das Planungsmodu...