Die Bedeutung der Reisekostenabrechnung für den Aufgabenbereich in der Buchhaltung ist in den deutschen Unternehmen sehr unterschiedlich. In einigen Unternehmen gibt es kaum Reisetätigkeit und damit auch nur wenig Abrechnungen, in anderen ist die Abrechnung im Personalwesen angesiedelt. Es gibt immer eine Verbindung zur Buchhaltung, die am Ende des Prozesses alle Belege verbuchen muss. Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung ist also immer ein Vorteil für die Buchhaltung.
Die Reisekostenabrechnung hat mehrere charakteristische Kennzeichen, die auf die besondere Eignung zur Digitalisierung des Abrechnungsprozesses hinweisen. Daher gibt es bereits seit Jahren digitale Lösungen dafür, die oft in Spezialanwendungen genutzt werden. Immer öfter gibt es am Ende des Prozesses eine Schnittstelle, durch die eine Übergabe der Werte in die Verbuchung erfolgen kann. Die Kennzeichen sind:
Anzahl der Belege: Die hohe Zahl der Belege, die üblicherweise in einer Reisekostenabrechnung verarbeitet werden müssen, führt zu einer hohen Belastung der involvierten Mitarbeiter. Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung ermöglicht es, die Erfassung der Daten an den Start des Prozesses, beim Mitarbeiter, durchzuführen. Eine Mehrbelastung entsteht nicht, da im analogen Ablauf die Belege manuell in ein Papierformular eingetragen werden. In der digitalen Lösung werden die Belege in ein digitales Formular erfasst, wobei der Erfasser die Unterstützung digitaler Systeme erhält.
Vorgaben: Um einen Missbrauch der Reisekostenerstattung in der korrekten Versteuerung von Entlohnung zu vermeiden, müssen gesetzliche Vorgaben zur Bezahlung von entsprechenden Ausgaben berücksichtigt werden. Darüber hinaus gibt es unternehmensinterne Vorschriften, die eine wirtschaftliche und korrekte Nutzung der Reisekosten sicherstellen sollen. In digitalen Systemen werden alle Vorgaben implementiert, die Einhaltung der Regeln wird direkt bei der Erfassung geprüft. Die Aufgabe der Prüfung der Reisekostenabrechnungen wird in Zukunft durch Einsatz von Künstlicher Intelligenz wesentlich komfortabler zu erledigen sein.
Gesetzliche Anforderungen an digitalisierte Belege
Bei der digitalen Archivierung der Belege sind Vorschriften einzuhalten, die den Vorsteuerabzug und die Berücksichtigung der Kosten als Betriebsausgaben möglich machen. Das Bundesministerium der Finanzen regelt dies in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).[1] Die dort verlangte Revisionssicherheit ist die Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung digitaler Belege. Es ist Aufgabe der Buchhaltung, dies für das gesamte digitale Dokumentenmanagement sicherzustellen.
Entfernung zwischen den Beteiligten: Hierbei ist die räumliche Entfernung zwischen dem Mitarbeiter, der seine Reisekosten erstattet haben möchte, und der Buchhaltung, die die Reisekostenabrechnung durchführt, gemeint. Die große Zahl an Belegen, die bei der Reisekostenabrechnung zu berücksichtigen sind, führt zu einem riesigen Papierarchiv. Dies kann durch ein digitales Dokumentenmanagementsystem abgelöst werden. Die Mitarbeiter digitalisieren die Belege, z. B. durch ein Foto mit ihrem Smartphone. Im Rahmen der digitalen Reisekostenabrechnung werden diese jetzt digitalen Belege Teil des digitalen Archivs. Ein Transport der Papierbelege (vom Mitarbeiter zur Buchhaltung) ist nicht mehr notwendig, zumindest nicht mehr zeitkritisch.
Emotionalität: Wenn durch die Digitalisierung erreicht wird, dass der Mitarbeiter selbst seine Reisekosten abrechnet, wird Emotion aus der Beziehung zur Buchhaltung genommen. Ablehnungen erfolgen durch das System sofort, der Antragsteller bringt dies nicht mit den Personen in der Buchhaltung in Verbindung.
Der bisher in vielen Buchhaltungen zu findende Stand der Digitalisierung der Reisekostenabrechnung muss weiterentwickelt werden. Die Nutzung neuer digitaler Möglichkeiten, wie autonome Prozesse und Künstliche Intelligenz, können gerade komplexe Prozesse in der Abrechnung von Reisekosten immer besser abbilden. Selbst dann, wenn die jetzige digitale Lösung funktioniert und bereits viele Vorteile bietet, kann die weitere Digitalisierung zusätzliche Verbesserungen vor allem auf der Seite der Buchhaltung bieten. Diese zeigen sich in Form von autonomer Verbuchung, sicherer Genehmigung entsprechend der Richtlinien und Geschwindigkeit in der Abrechnung.
Reisekostenvorschuss anpassen
Die digitale Reisekostenabrechnung führt immer unabhängig vom Grad der Digitalisierung zu einer Beschleunigung des Abrechnungsprozesses. Die Mitarbeiter erhalten ihre Auslagen also schneller ersetzt. Die eventuell gezahlten Reisekostenvorschüsse, die zur Überbrückung von längeren Wartezeiten aufgrund von längeren Bearbeitungszeiten gedacht sind, können entsprechend reduziert werden.
Die folgende Checkliste hilft dabei, den aktuellen Stand der Nutzung digitaler Unterstützungen und die mögliche Entwicklung festzust...
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