Digitalisierung in der Buchhaltung: Die Basis / 1.2.1 Die digitale Ausgangsrechnung

Für die Fakturierung werden in der Regel bereits digitale Systeme genutzt. Diese erzeugen die für die digitalen Abläufe in der Buchhaltung notwendigen digitalen Daten. Die Verknüpfung der Verbuchung in der Debitorenbuchhaltung mit der Fakturierung ist Standard. Am Ende der Abläufe entsteht die Ausgangsrechnung nur noch selten als Papierausdruck. Die Ausgabe der Rechnung als PDF-Datei ist eine weit verbreitete Funktion. Die Erzeugung einer Datei mit dem digitalen Inhalt der Rechnung setzt entsprechende Schnittstellen voraus.

Abb. 2: Von der Fakturierung zur Ausgangsrechnung

Unabhängig von der Form der Rechnung entstehen für die Buchhaltung die notwendigen digitalen Informationen zur Verbuchung. Daher ist es für die eigene Buchhaltung unwichtig, welche Form der digitalen Rechnung, PDF oder Datensätze, der Kunde bevorzugt. Optimierungspotenzial für die weitere Digitalisierung liegt hier in der automatisierten Versendung der digitalen Ausgangsrechnungen.

Darüber hinaus bieten die bisherigen digitalen Abläufe weitere Chancen, wenn die Entkopplung von zeitlichen Fixpunkten gelingt. In den meisten Systemen ist aktuell sowohl die Fakturierung selbst als auch die Verbuchung der sich daraus ergebenden Vorgänge als Batchablauf organisiert. Es wird also gewartet, bis eine Anzahl von Aufträgen für eine Fakturierung vorhanden ist, bevor die Rechnungen erzeugt werden. Aus diesem Vorgang entsteht eine Datei mit den Buchungsinformationen für die Buchhaltung, die zu einem vom Buchhalter gewählten Zeitpunkt abgearbeitet wird.

In einer digitalisierten Buchhaltung entsteht eine äußerst intensive Integration. Dabei werden die entstehenden Informationen sofort verarbeitet, ohne dass ein Mensch den Anstoß dazu gibt. Die Rechnung wird sofort mit der Verarbeitung des Auftrags erstellt, gleichzeitig werden alle Buchungen in den Dateien der Buchhaltung erledigt. Das spart Zeit und sorgt für permanent aktuelle Systeme.