Digitalisierung in der Buchhaltung: Die Basis / 1.1.3 Die Archivierung: Digitale Archivierung mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems

Ein wesentlicher wirtschaftlicher Vorteil digitaler Rechnungen ist die digitale Archivierung. Dabei wird sowohl für die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen die gleiche Technik genutzt. Die Rechnungen werden in einem Dokumentenmanagementsystem, das als grundsätzliche Voraussetzung für eine sinnvolle Digitalisierung im Rechnungswesen genannt wird, verwaltet. Der wirtschaftliche Vorteil entsteht durch

• das Einsparen von Arbeitskraft für den Archivierungsvorgang,
• den geringeren Platzverbrauch digitaler Archive im Vergleich zur Papierablage,
• den wesentlich schnelleren und sichereren Zugriff auf die archivierten Dokumente.