Digitalisierung im Rechnungswesen: Voraussetzungen, Mögl ... / 3.1 Digitale Daten

Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann nur dann fortschreiten, wenn die für den jeweils nächsten Schritt notwendigen Daten digital verfügbar sind. Digitale Daten sind der wichtigste Baustein in der Digitalisierung. Dabei geht es nicht mehr nur um Verarbeitungsdaten. Immer wichtiger werden vor allem die Daten zur Steuerung der Verarbeitung. Autonome Prozesse treffen ihre Entscheidungen auf der Grundlage von Steuerungsparameter, die von den verantwortlichen Mitarbeitern verwaltet werden. Künstliche Intelligenz (KI) wird genutzt, um diese Parameter immer wieder anzupassen und zu optimieren. Auch diese Optimierung wird mit Daten gesteuert, die digital verfügbar sein müssen.

Hinweis

Steigende Entfernung zu den vom Menschen beeinflussbaren Daten

Je weiter die Digitalisierung fortschreitet, desto weiter sind die vom Menschen beeinflussbaren Daten von der operativen Ebene entfernt. Für eine einfache, IT-gestützte Fakturierung reichen die Stamm- und Bewegungsdaten, die verarbeitet werden, aus. In autonomen Prozessen steuert der Mensch durch die Verwaltung von Parametern und Grenzwerten, z. B. Grenzwerte für die Signifikanz von Abweichungen in Analysen des Controllings. Mithilfe Künstlicher Intelligenz werden diese Grenzwerte ständig angepasst, gelenkt durch vom Menschen vorgegebener Werte wie Risikobereitschaft oder Zeitvorgaben.

Die notwendige Verfügbarkeit von Daten wird durch mehrere Faktoren bestimmt:

• Der Zugriff auf die digitalen Daten muss über einen digitalen Kommunikationsweg möglich sein.
• Die digitalen Daten sind eindeutig definiert. Form und Inhalt sind bekannt. Eine Abstimmung der Definition innerhalb des Rechnungswesens ist problemlos, innerhalb des Unternehmens explizit notwendig. Beim Austausch digitaler Daten mit externen Partnern kann eine Abstimmung notwendig werden.

• Zur digitalen Nutzung gehört eine definierte Aktualität der digitalen Daten. Je höher der Grad der Digitalisierung ist, desto schneller müssen die Daten zur Verfügung stehen, damit optimale Ergebnisse erzielt werden.

  Praxis-Beispiel

  Produktionssteuerung durch Kostenrechnung

  Die Daten über den aktuellen Verbrauch eines Rohstoffes, dessen Qualität schwankt, werden der Kostenrechnung in Echtzeit von den Verarbeitungsanlagen zur Verfügung gestellt. Daraus errechnet sich autonom und ebenso in Echtzeit eine neue, kostenoptimierte Rezeptur. Diese wird sofort an die Verarbeitungsanlagen übertragen, die sich entsprechend umstellen. Das funktioniert nur, wenn alle Daten aktuell sind.

• Daten für die digitalen Prozesse im Rechnungswesen müssen qualitativ sehr hochwertig sein. Die bereits beschriebene Aktualität ist eines der Kriterien für die Beurteilung der Qualität. Korrektheit, Genauigkeit und zuverlässige Verfügbarkeit sind weitere.

Inhalt	Quelle	Definition	Form	Aktualität	Zugriff	Qualität
Verbrauch	Verarbeitungsanlage	Rohstoffverbrauch XYZ	Gramm je Endprodukt	Echtzeit	Datenbank auf Server Produktion	sehr gut

Tab. 1: Checkliste digitale Daten (mit Beispiel in Zeile 1)