Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ... / 7 Datenqualität: Ein Praxisfall

7.1 Ausgangslage

Das mittelständische Industrie-Unternehmen DQ-Improvement GmbH mit Sitz in Freiburg hat 200 Mitarbeiter. Das Unternehmen unterhält eine eigene Rechnungswesen-Abteilung mit Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Den Mitarbeitern in der Finanzbuchhaltung steht eine IT-Abteilung sowie eine Controlling-Abteilung zur Seite. Die in der Finanzbuchhaltungssoftware vorhandenen Debitoren und Kreditoren sind – den gewachsenen Strukturen des Unternehmens geschuldet – zusätzlich im separaten ERP-System vorhanden. Letzteres wurde dabei als das führende System definiert, in dem auch die Erstanlage von Debitoren und Kreditoren durch den Vertrieb oder Einkauf erfolgt.

Das redundante Führen von Stammdaten der Debitoren und Kreditoren hat in der Vergangenheit zu einigen Datenpannen geführt. So waren z. B. Debitoren nur in einem System vorhanden oder mit unterschiedlichen Debitorennummern angelegt worden, Bankverbindungen von Kreditoren waren nicht aktuell oder Kontaktdaten zu Ansprechpartnern der Debitoren waren nicht hinterlegt.

Aber auch andere Abteilungen und externe Dienstleister haben in der Vergangenheit Fehler im Zusammenhang mit der Datenqualität festgestellt. Der Controlling-Abteilung ist z. B. bei diversen Datenauswertungen regelmäßig manueller Anpassungsaufwand entstanden. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer haben mehrfach moniert, dass Buchungssätze entweder ohne Buchungstext oder nur mit wenigen Zeichen (Abkürzungen) eingegeben wurden, was deren Arbeit wiederum erschwert hat. Zudem sind vereinzelt Buchungssätze vorhanden, bei denen das"Konto" und das "Gegenkonto" identisch sind.

7.2 Projektstart

Aufgrund der gehäuften Datenfehler in den Verarbeitungsprozessen des Rechnungswesens entscheidet sich die Geschäftsleitung ein Projekt zur Erhöhung der Datenqualität zu initiieren. Damit hat der Leiter Rechnungswesen nicht die (mitunter schwierige) Aufgabe, die Unternehmensspitze von der Notwendigkeit eines solchen Projekts zu überzeugen. Von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines Datenqualitätsprojekts ist es, die Geschäftsleitung vollumfänglich hinter dem Vorhaben zu wissen und zu spüren. Nur dann kann die Wichtigkeit des Projekts wirksam von der obersten Unternehmensleitung über das Projektteam in die Fingerspitzen der Sachbearbeiter übertragen werden.

Hinsichtlich der – nicht weniger bedeutsamen – Ressourcenfrage entscheidet die Geschäftsleitung Folgendes: Allen Beteiligten ist bewusst, dass für eine erfolgreiche Projektumsetzung freie Ressourcen erforderlich sind. Der in vielen Unternehmen praktizierte Irrglaube, die Projektarbeiten könnten von den Projektmitgliedern "nebenher" erledigt werden, also zusätzlich zu ihren in der Regel tagesfüllenden Aufgaben, wird als erfolgsgefährdend identifiziert. Zwar können die erforderlichen Ressourcen nicht durch Einstellung eines Data Quality Managers zur Verfügung gestellt werden; diesen Luxus dürften sich auch die meisten Unternehmen nicht leisten können. Dennoch werden allen Projektmitgliedern durch aktive interne Umorganisation und Aufgabendelegation – weg von den direkten Projektbeteiligten – freie Ressourcen geschaffen. Ziel ist es, 20 % der jeweiligen Arbeitszeit frei zu schaffen, um diese unumgänglich erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung zu stellen.

Um dem Projektleiter die notwendige Rückendeckung zu geben und zusätzlich ein Entscheidungs-, Eskalations- und Berichtsgremium zur Verfügung zu stellen, wird ein Lenkungsausschuss gebildet. In diesem Ausschuss werden Projektziele definiert, Projektplanungen abgenommen, der Projektfortschritt überwacht und allgemeine Unterstützungsmaßnahmen für den Projektleiter durchgeführt.

Der übergeordnete Lenkungsausschuss besteht aus folgenden Mitgliedern:

• CFO der Muttergesellschaft
• Geschäftsführer
• Beiratsvorsitzender
• Datenschutzbeauftragter

Das Projektteam wird folgendermaßen besetzt:

• Leiter Rechnungswesen (Projektleitung)
• Leiter IT
• Sachbearbeiter Rechnungswesen

Bei der Auswahl des Projektteams wird insbesondere Wert auf eine abteilungsübergreifende Besetzung gelegt. Wäre das Team nur aus Mitgliedern der Abteilung Rechnungswesen gebildet worden – die in erster Linie Betroffene und Nutznießer des Projekts sind – wäre der abteilungsübergreifende Austausch und Nutzen zu kurz gekommen. Der Leiter IT fungiert in dieser Zusammensetzung als fachlich qualifiziertes Projektmitglied und Bindeglied zu anderen Abteilungen des Unternehmens.

Nach der Bestimmung des Projektleiters durch den Lenkungsausschuss und einer ersten groben Projektplanung wird eine Kick-Off-Veranstaltung mit allen Mitgliedern des Lenkungsausschusses und des Projektteams abgehalten. Da in dieser Runde jeder jeden kennt, dient die Kick-Off-Veranstaltung weniger dem Kennenlernen der Projektmitarbeiter untereinander; vielmehr zielt sie auf die Unterstreichung der Bedeutung des Projekts und der Projektziele ab. Ein besonderes Ziel der Veranstaltung ist die vollständige Gewinnung der Sachbearbeiter des Rechnungswesens für das Projekt, da insbesondere von diesen Personen eine aktive und gestaltende Mitwirkun...