Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ... / 4.1 Kennzahlen-Kategorien

Kennzahlen für die Datenqualität lassen sich grundsätzlich in 3 Kategorien einteilen.

4.1.1 Formal-technische Kennzahlen

Die Berechnung von formal-technischen Kennzahlen erfolgt in der Regel systemseitig durch einfache Datenabfragen unterschiedlicher Datenbereiche.

Praxis-Beispiel

Anzahl fehlerhafter Anrede-Felder

In den Debitorenstammdaten ist ein Anrede-Feld als Freitextfeld für die Ansprache im Rahmen von Korrespondenzen zu führen. Intern wurden Vorgaben zur Eintragung von zulässigen Werten in dieses Feld ausgegeben. Die Anzahl der Stammdaten, die nicht konforme Einträge enthält, wird als Kennzahl geführt.

4.1.2 Inhaltliche Kennzahlen

Inhaltliche Kennzahlen analysieren komplexere Regelwerke und unterstützen durch die tiefergehenden Resultate vornehmlich die Fachabteilungen. Die Definition der anwendbaren Regelwerke – als Basis für die inhaltlichen Kennzahlen – sollte daher in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen erfolgen.

Praxis-Beispiel

Häufigkeit von Datumswerten

In den Stammdaten sind diverse Datumseingaben erforderlich, unter anderem Geburtstagsdaten. Die Häufigkeit der Werte dieser Geburtstagsdaten wird als Kennzahl ausgegeben. So können ungewöhnlich hohe Ausprägungen Hinweise auf Fehleingaben sein. Ist z. B. der 01.01.1900 häufiger vertreten, liegt der Verdacht nahe, dass mehrfach ein tatsächliches Geburtsdatum bei Datenerfassung nicht vorlag und vom Sachbearbeiter ein fiktives, ihm geläufiges Datum, eingegeben wurde.

4.1.3 Qualitative Kennzahlen

Da sich nicht alle Ausprägungen von Datenqualitätskriterien quantitativ erfassen lassen, sind bestimmte Kennzahlen durch qualitative Vorgänge, wie z. B. die Befragung von Anwendern, in Erfahrung zu bringen. Sofern die Einschätzung der Befragten nachvollziehbar und begründbar ist, kann als Ergebnis eine kennzahlentechnische Einstufung des Kriteriums erfolgen.

Praxis-Beispiel

Begründung in Freitextfeld

Bei der Dateneingabe kann die Erfassung eines bestimmten Werts unterbleiben, wenn durch den Sachbearbeiter eine individuelle Begründung in ein Freitextfeld eingegeben wird. Ob die Begründungen nachvollziehbar und ausreichend sind, kann nicht zuverlässig durch ein automatisiertes Auswertungssystem erfolgen. Mitarbeiter der Fachabteilungen müssen die Fälle mit Eingaben in das Freitextfeld manuell prüfen und bewerten; außer bei erkennbaren, sinnlosen Eingaben wie "abc", "–" oder Leerzeichen.