Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ... / 3.5 Genauigkeit

Datenbestände sollten nicht nur vollständig, korrekt und aktuell sein; die Dateneingabe muss zusätzlich genau sein. Die Genauigkeit von Datensätzen ist erfüllt, wenn die Daten in der geforderten Exaktheit vorliegen. Hintergrund für die Erfordernis "Genauigkeit" kann technischer oder organisatorischer Natur sein. So kann es erforderlich sein, Daten in einer bestimmten Form für die technisch korrekte Weiterverarbeitung in Folgesystemen vorzuhalten. Denkbar wäre aber auch eine organisatorisch begründete Vorgabe, um die Vergleichbarkeit von Daten zu vereinfachen.

Praxis-Beispiel

Genauigkeit von Telefonnummern

Um eine Direktanwahl von Telefonnummern der Wählscheiben KG in der unternehmenseigenen Telefonanlage technisch zu ermöglichen, müssen die Telefonnummern von Kunden-Ansprechpartnern in folgendem Format vorliegen:

Länderkennung (Vorwahl) Rufnummer-Nebenstelle, z. B. [phone]

Hierbei sind neben dem Pluszeichen bei der Länderkennung, den Klammern bei der Vorwahl und dem Bindestrich bei der Nebenstelle keine weiteren Sonderzeichen erlaubt. Die Eingabe einer Telefonnummer "0049 (40) 12345-678" in den Debitorenstammdaten mag zwar korrekt sein, da sie so bei einem manuellen Anruf in dieser Form "getippt" wird; sie verhindert jedoch eine Direktanwahl über die (etwas ältere und unflexiblere) Telefonanlage und erfüllt somit nicht das Kriterium "Genauigkeit" des Datensatzes.

Praxis-Beispiel

Genauigkeit von Preisangaben

Zur schnelleren Erkennung und Vergleichbarkeit von Preisangaben wurde die interne Vorgabe ausgegeben, Bewertungspreise mit exakt 2 Nachkommastellen zu erfassen. Eine automatische Formatierung durch das Datenverarbeitungssystem ist in diesem Fall technisch nicht möglich.

Mit dieser Vorgabe kann die Genauigkeit im Bereich Bewertungspreise einfach überprüft werden:

45,34 EUR: Genauigkeitsanforderung erfüllt

34,5 EUR: Genauigkeitsanforderung nicht erfüllt

17,10 EUR: Genauigkeitsanforderung erfüllt

29 EUR: Genauigkeitsanforderung nicht erfüllt

23,5437 EUR: Genauigkeitsanforderung nicht erfüllt