Digitalisierung: Der Mensch im digitalen Rechnungswesen

Zusammenfassung

Überblick

Durch die Digitalisierung verliert, anders als oft angenommen, der Mensch im Rechnungswesen nicht an Bedeutung. Ganz im Gegenteil gewinnt er. Die besonderen Anforderungen an das Rechnungswesen haben zu ebenso besonderen Anforderungen an die dort arbeitenden Menschen geführt. Das macht die Bewältigung der aktuellen Aufgaben bei der Gewinnung der notwendigen Mitarbeiter nicht einfacher. Die Digitalisierung ist hier die Lösung vieler Mitarbeiterprobleme. Sie schafft aber gerade im Rechnungswesen neue Aufgaben, die die Mitarbeiter in der Digitalisierung besonders fordern. Neue Techniken, neue Abläufe, neue Strukturen führen zu neuen Arbeitsmodellen und neuen Charakteren in Buchhaltung und Controlling. Die Führung dieser Mitarbeiter muss in wichtigen Teilen neu gedacht werden, damit die Aufgaben auch digital erfolgreich bewältigt werden.

1 Besondere Anforderungen an die Menschen im Rechnungswesen

Jede Aufgabe innerhalb eines Unternehmens hat ihre besonderen Anforderungen an die Menschen, die diese erledigen. Das trifft insbesondere auf die Kolleginnen und Kollegen zu, die im Rechnungswesen arbeiten. Neben den charakterlichen Eigenschaften wie Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und Pünktlichkeit wird eine Affinität zu Zahlen, logische Denkweise und das Verständnis komplexer Sachverhalte verlangt. Diese fachlichen Fähigkeiten helfen dabei, die Digitalisierung im Controlling, in der Kostenrechnung und in der Buchhaltung voranzubringen.

Zahlenaffinität: Durch die Digitalisierung verschwinden viele operative Aufgaben, die mit der Erfassung und Verarbeitung von Zahlen zu tun haben. Was bleibt sind Summen und Kontrollwerte, an denen die Plausibilität der Ergebnisse erkannt wird. Ein gutes Zahlenverständnis erlaubt es, die vom autonomen Prozess erzeugten Werte schnell einzuordnen.

Logische Denkweise: Die digitalen Abläufe müssen für den Mitarbeiter im Rechnungswesen nachvollziehbar sein, damit er diese als gleichwertig mit den analogen Prozessen akzeptiert. Das logische Denken hilft dabei, die Arbeitsweise der digitalen Systeme nachzuvollziehen und anzuerkennen.

Verständnis komplexer Sachverhalte: Vor allem die Steuerung autonomer Abläufe in digitalen Systemen mit Parametern, Grenzen und lernenden Programmen ist eine komplexe Angelegenheit. Das Verständnis dafür hilft, die digitalen Hilfen zu akzeptieren und vor allem die Steuerungsmöglichkeiten virtuos zu nutzen.

Dieser Zusammenhang zwischen den Anforderungen durch die spezifischen Aufgaben im Rechnungswesen und den Vorteilen daraus für die Digitalisierung im Rechnungswesen hält leider nur maximal eine Generation lang. Ist das Rechnungswesen einmal vollständig digitalisiert, werden die nachfolgenden Kolleginnen und Kollegen keinen Vergleich mehr zwischen einem analogen oder teildigitalisierten und einem digitalisierten Rechnungswesen ziehen. Die Mitarbeiter der nächsten Generation

• nehmen die Ergebnisse der autonomen Prozesse als gegeben hin,
• akzeptieren die Handlungen der Künstlichen Intelligenz und
• reduzieren die steuernden Eingriffe auf ein Minimum.

Die Konformität des Handelns der digitalen Buchhaltung mit den gesetzlichen Vorgaben wird durch die Software garantiert, der Spielraum für Analyse und Interpretation im Controlling wird größer. Das gilt immer vor allem dann, wenn es sich um digital nur schwer abzubildende Sachverhalte dreht.

Hinweis

Nicht ausreichende Fähigkeiten

Die Fähigkeiten, die Menschen im Rechnungswesen in der Regel für die Bewältigung ihrer originären Aufgaben mitbringen, sind zwar hilfreich bei der Digitalisierung, ausreichend sind sie nicht. Sie müssen durch weitere Eignungen ergänzt werden. Darin unterscheiden sich die Mitarbeiter im Rechnungswesen nicht von denen anderer Bereiche. Mit dem Wandel der Aufgaben durch digitalisierte Systeme werden weitere Eigenschaften wichtig, die später noch beschrieben werden.

2 Der Wandel in Aufgaben und Strukturen

Was bedeutet die Digitalisierung für den Menschen in der Buchhaltung, im Controlling? Die Antwort liefert eine wesentliche Veränderung in Anforderungen, die sich durch ebenso wesentlich veränderte Aufgaben ergeben. Hinzu kommt eine neue Einstellung im Rechnungswesen, aber auch in den verbundenen Bereichen zu Zeitvorgaben. Die Folge sind neue Strukturen in der Hierarchie und neue Verantwortlichkeiten. Nicht zuletzt muss in der digitalen Welt des Rechnungswesens ein verändertes Verhältnis zur Technik gefunden werden.

2.1 Aufgaben verändern sich

Die Digitalisierung im Rechnungswesen soll die Arbeit dort beschleunigen, sicherer und für mehr Partner direkt zugänglich machen. Dazu werden bisher von Menschen erledigte Aufgaben verändert:

Standardaufgaben: Bereits bisher werden digitale Hilfen und Schnittstellen genutzt, um aufwändige Arbeiten durch digitale Abläufe zu erledigen. Beste Beispiele dafür sind die Ausgangs- und Eingangsrechnungen, die von den internen und externen Partnern in digitaler Form geliefert werden. Die Kostenstellenabrechnungen, die Aufstellung des Betriebsabrechnungsbogens (BAB), die Feststellung von Plan-Ist-Abweichungen oder deren erste Analyse sind bereits heute durch digitale Abläufe u...