Diagramme mit dynamischen Formaten: So heben Sie Minimal- und Maximalwerte optisch hervor

Einführung

Wer möchte das nicht: Auf einen Blick das Wesentliche in einem Diagramm erfassen und zum Beispiel Kostentreiber oder Erlösprobleme rasch aufspüren?

Diagramme mit dynamischen Formaten sind hierfür in besonderer Weise geeignet. Dabei ist das Vorhandensein eindeutiger, optischer Signale eine sehr wichtige und hilfreiche Unterstützung.

Wer in komplexen Diagrammen bei rasch wechselnden Inhalten etwa auf Anhieb sieht, welcher Wert der jeweils höchste oder niedrigste ist, wird solchen Komfort rasch schätzen lernen. Dies gilt besonders, wenn die Datenreihen, wie beispielsweise in Abb. 1 gezeigt, relativ umfangreich sind und es wichtig ist, die bedeutendsten Informationen eindeutig hervorzuheben.

Abb. 1: Schnelle Information durch eindeutige Signale

Anhand einer Musterlösungsdatei können Sie die Arbeitsschritte der Praxisbeispiele nachvollziehen. Hier finden Sie fünf verschiedene Diagrammvarianten, deren Gemeinsamkeit die schnelle und übersichtliche Information der jeweiligen Adressaten ist.

Hinweis

Die hier gezeigten Lösungen wurden erstmals in dem Buch von Reinhold Scheck Microsoft Excel – Diagramme (Microsoft Press, 2005) vorgestellt.

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1 Arbeitsmappenstruktur und Diagrammbeispiele

Den Beispieldiagrammen der Datei MinMax.xls ist gemeinsam, dass sie dynamisch mit verschiedenen Daten gefüllt werden können und dass es dabei zu besonderen, wechselnden Signal-Anzeigen kommt, die entweder in der Zeichnungsfläche des Diagramms oder in dessen Rubrikenachsenbeschriftung erscheinen.

In den Arbeitsblättern werden, zur besseren Übersicht für den Anwender, die Diagramme zusammen mit ihrer jeweiligen Datenbasis und deren Ergänzungen gezeigt. Dies müsste in einer "echten" Präsentationslösung natürlich anders aussehen. Dort wären dann Teile der Tabellen ausgeblendet oder – besser noch – die gesamte Diagrammbasis befände sich in eigenen, ggf. ausgeblendeten Arbeitsblättern.

In den Arbeitsblättern Beispiel 1, Beispiel 2 und Beispiel 4 können Sie mit Hilfe von Steuerelementen Daten einlesen, die im Arbeitsblatt Daten 1 hinterlegt sind. In den Arbeitsblättern Beispiel 3 und Beispiel 5 wird mit Zufallszahlen gearbeitet, deren Spannweite Sie durch die Eingabe von Minima und Maxima bestimmen können.

Im Arbeitsblatt Listen 1 befindet sich der Definitionsbereich für die Steuerelemente (Dropdownliste und Bildlaufleiste). Dort finden Sie auch die Auflistung der vier Bereichsnamen und ihrer Bezüge, wie sie in dieser Arbeitsmappe vergeben wurden und wie sie in Formeln bzw. in der Funktionalisierung der Steuerelemente benutzt werden.

Hinweis

Solche Excel-Lösungen, die mit Steuerelementen dynamisiert werden, sind vielgestaltig erweiter- und ausbaubar. Im Ergebnis entstehen facettenreiche, multivariable Lösungen, zu deren Anfertigung es keinerlei Programmierkenntnisse bedarf.

Sie werden im nachstehenden Text und bei der Arbeit mit dem Modell auf Bereichsnamen wie "rL1.Kosten01Liste" oder "rD1.Knoten" stoßen, die also Präfixe aufweisen und Punkte als Trennzeichen benutzen. Dies sind Merkmale der sog. "rS1.Methode", eines vom Autor erfundenen und schon seit vielen Jahren eingesetzten Systems zur Strukturierung und Systematisierung von komplexen Kalkulationsmodellen.

Die Methode arbeitet unter anderem konsequent mit spezifischen Bereichsnamen. Eine Beschreibung der Methode ist im Rahmen dieses Artikels nicht möglich. Nähere Informationen erhalten Sie ggf. im Downloadbereich von www.excel-studio.de (Download Nr. 17).

Bevor in Abschnitt 3 erklärt wird, wie es zu den verschiedenen Effekten kommt und was Sie für einen "Nachbau" beachten müssen, hier zunächst eine kurze Übersicht zu den fünf Diagrammbeispielen.

1.1 Beispiel 1

Aufgabe:

In einem Liniendiagramm soll der höchste Wert automatisch durch Markierung hervorgehoben und als Zahl anzeigt werden.

In der Dropdownliste des Tabellenblatts Beispiel 1 können Sie eines von acht Kostenkonten oder die Gesamtkosten auswählen. Mit der Dropdownliste synchronisiert ist als zweites Steuerelement eine Bildlaufleiste, die Ihnen hilft, durch die Konten zu "blättern". Während die Dropdownliste also zur gezielten Auswahl eines Kontos dient, erlaubt die Bildlaufleiste ein schnelles "Durchforsten" des Datenbestands – etwa auf der Suche nach spezifischen Auffälligkeiten.

Die entsprechenden Daten (aus zwei Kalenderjahren) werden aus dem Arbeitsblatt Daten 1 übernommen und in den hellgrün gefärbten Bereich D6:D29 eingelesen. Im rechts benachbarten gelben Bereich (Spalte E) wird automatisch der jeweils höchste Wert ausgewiesen, während alle anderen Zellen den Fehlerwert #NV erhalten. Die Zahlen aus D6:D29 bilden die im Liniendiagramm sichtbare Datenreihe, das Maximum aus Spalte E erscheint im Diagramm als roter Punkt und wird mit seinem Zahlenwert angezeigt.

1.2 Beispiel 2

Aufgabe:

In einem Liniendiagramm soll gleichzeitig der höchste und der niedrigste Wert automatisch durch Markierung hervorgehoben und als Zahl angezeigt werden.

Dieses Modell ist eine funktions- und strukturgleiche Erweiterung des Beispiels 1. Hinzugekommen ist eine Darstellung des jeweiligen Minimums. Die Anzeige vom Maximum und Minimum im Diagr...