Die Benchmarking-Studie deckt auf, dass der Umgang mit einer multiplen Planungs-Ambidextrie als zentrale Transformationsherausforderung zu verstehen ist. Controller müssen zunehmend "beidhändig" agieren können, um Bestehendes effizient zu verbessern und Neues flexibel zu erschließen.
Das gestaltet sich im Planungsprozess als Balanceakt, da teils gegensätzliche Anforderungen vereint werden müssen. Somit umfasst eine digitale Transformation weit mehr als die Implementierung digitaler Tools, sie erfordert ein Überdenken der Planungsprozesse selbst. Die eingangs bereits skizzierten fünf zentralen Planungsdimensionen, entwickelt auf Basis der Ergebnisse der Benchmarking-Studie, dienen hierbei als Orientierungsgrundlage (s. Abb. 2).
Abb. 2: Planungs-Ambidextrie
3.1 Planungsdimension 1: manuell und digital
Benchmarking-Beispiel: Planungs-Tool ersetzen oder verbessern?
Schon seit Jahren laufen in einem Unternehmen aus der Benchmarking-Runde verschiedene Digitalisierungsinitiativen. Derzeit steht das etablierte Tool zur integrierten Planung auf dem Prüfstand. Es wird nach Alternativen gesucht, die eine höhere Automatisierung erlauben. Allerdings ist in der Vergangenheit bereits viel manuelle Eigenentwicklung in das etablierte Tool hineingeflossen, sodass der Wechsel zu einem neuen Planungs- und Reportingtool schwerfällt. Stattdessen wird nun angestrebt, das Vorhandene besser zu nutzen und mit neuen digitalen Aspekten zu erweitern.
In der digitalen Transformation der Planungsprozesse ist die Ambidextrie der manuellen und der digitalen Planung grundlegend (s. Abb. 3). Im Controlling herrscht ein starker Trend weg von manuellem Arbeiten hin zur Digitalisierung. Die Hoffnung besteht häufig darin, manuelle Arbeit zu reduzieren und "maschinelle" Möglichkeiten nutzen zu können.
Abb. 3: Planungs-Ambidextrie – Planungsdimension 1: manuell und digital
Laut den Befragten in der Benchmarking-Studie stellt der manuelle Aufwand den Hauptgrund dar, weshalb Planungsprozesse i. d. R. zu lange dauern. Entsprechend bestätigt die Mehrzahl der Unternehmen, dass zu viele Full Time Equivalents (FTE) in die Planung fließen. Es fehlen integrierte Planungs- und Reporting Tools, da derzeit die manuellen Prozesse als "zu lang, zu komplex und noch nicht konsolidiert genug" beschrieben werden.
Meist sind bei der Implementierung von Planungs- und Reporting Tools einige Hürden zu nehmen. I. d. R. wird die Digitalisierung im Controlling schrittweise vorangetrieben. Dieser Ansatz ist aufgrund des großen Umfangs der Transformationsvorhaben nachvollziehbar. Allerdings entstehen dadurch häufig Systembrüche. Ein Befragter erklärt in der Benchmarking-Studie:
"Wir bekommen zwar Zahlen geliefert, aber wir können den Detaillierungsgrad nicht erhöhen, […] weil die Systeme nicht miteinander verknüpft sind".
Ein anderer Befragter spricht von "weißen Flecken", die nicht im System abgebildet sind. Grund ist oft, dass bestehende ERP- oder Business Intelligence (BI)-Systeme nicht alles abdecken, somit werden manuell Sonderlösungen gebaut. Z. B. wurde in der Benchmarking-Studie häufig beschrieben, dass mit "selbst gebastelten Excel-Lösungen" gearbeitet wird.
Solche Workarounds sind nach Ansicht aller befragter Experten nicht effizient, bestehen dennoch häufig als Dauerlösungen. Der Grund hierfür ist i. d. R., dass viele vor der Etablierung besserer Alternativen zurückscheuen aufgrund des hohen Arbeitsaufwands, der bereits in die Entwicklung solch manueller Lösungen geflossen ist.
Damit entsteht ein Teufelskreis, in dem die Controller in bestehenden, teils ineffizienten Prozessen stecken bleiben. Somit steht dem allbekannten Trend hin zur Digitalisierung ein verdecktes Verharren in manuellen Mustern gegenüber. Es zeigt sich, dass eine digitale Transformation ein Balanceakt zwischen manuellem und digitalem Arbeiten ist. Wichtig dabei ist, die Hürden, die mit beiden Formen einhergehen, zu minimieren, um einen fließenden Übergang zu ermöglichen.
3.2 Planungsdimension 2: exakt und aktuell
Benchmarking-Beispiel: Planungszyklus in Corona-Krise verkürzt
Notgedrungen steht ein Unternehmen aus der Benchmarking-Runde mit der Corona-Krise vor der Herausforderung, Aktualität vor Exaktheit zu priorisieren. Kurzerhand werden kürzere Planungszyklen implementiert und mit hohem Aufwand manuell Szenario-Analysen durchgeführt. Um in Zukunft sowohl aktuell als auch exakt planen zu können, wird mit Abflachen der Krise über die Digitalisierung des Planungsprozesses diskutiert.
Ein zentrales Dilemma im Controlling besteht seit jeher darin, exakt und gleichzeitig aktuell zu planen (s. Abb. 4). Mit zunehmender Dynamik im Unternehmensumfeld wird der Wunsch datenbasiert Entscheidungen zu treffen immer größer. Datenbasiert meint häufig tagesaktuelle Daten, die in eine exakte Planung fließen. Die Herausforderung dabei ist, dass exakte Planung einen großen zeitlichen Aufwand erfordert, für die bei aktueller Planung kein zeitlicher Vorlauf vorhanden ist. Entsprechend wird mehr Gewicht auf den einen oder anderen Pol dieser Ambidextrie gesetzt.
Abb. 4: Planungs-Ambidex...
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