Der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens der metallverarbeitenden Industrie möchte wissen, welche Kosten, wann und wo im Unternehmen angefallen sind. Er möchte sich nicht die Kostenstellenblätter der Kostenrechnung ansehen, sondern wünscht die Informationen auf der Basis der Buchhaltungsdaten – komprimiert in einer Tabelle. Da der Chef dafür bekannt ist, die Anforderungen immer wieder abzuändern, überlegen die Mitarbeiter, wie Sie die Aufgabe mit möglichst wenig Arbeitsaufwand erledigen können. Am Ende entscheidet man sich für den Einsatz von PivotTable und PivotChart.
Die Vorgehensweise ist folgende: Ein Mitarbeiter des Rechnungswesens exportiert die Dateien des Buchungsjournals in eine Excel Tabelle: Alle Eingangsrechnungen wurden zuvor auf Konten gebucht und bestimmten Kostenstellen zugeordnet. Zwar ermöglicht Excel grundsätzlich auch den Zugriff auf externe Datenbanken, der Einfachheit halber haben wir uns an dieser Stelle für die Tabellen-Variante entschieden. Ihr Vorteil: Sie können alle Arbeitsschritte Schritt für Schritt nachvollziehen.
Damit der Datenbestand übersichtlich bleibt, haben wir für Sie einen Auszug aus den Gesamtdaten erstellt (s. Abb. 2). Die Musterdatei enthält für jede Buchung folgende Informationen:
- Beleg-Nr.
- Kostenart
- Kontonummer
- Kostenkategorie
- Kostenstelle
- Monat
- Buchungsdatum
- MwSt-Satz
- Netto
- MwSt
- Brutto
Der Mitarbeiter des Rechnungswesens will die Daten mit Hilfe von Microsoft Excel so strukturieren, dass die einzelnen Kostenarten monatsweise aufgeführt werden. Darüber hinaus soll es möglich sein, ganz gezielt die Daten einer bestimmten Kostenstelle anzuzeigen, etwa wenn der Chef wissen will, welche Kosten in der Kostenstelle "Geschäftsführung" angefallen sind.
Abb. 2: Auszug aus der Datenliste
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