Das IGC Controlling-Prozess... / 3.10 Weiterentwicklung der Organisation, Prozesse, Instrumente und Systeme

Ziele

Eine zentrale Zielsetzung beruht darauf, die im Unternehmen verwendeten Controllingprozesse, -Instrumente und -Systeme kontinuierlich weiterzuentwickeln. Insbesondere ist zu prüfen, bei welchen Prozessen Anpassungsbedarf besteht, welche u. U. ganz entfallen können und welche Felder grundsätzlich entwickelt werden müssen. Durch die Gestaltung neuer und die Weiterentwicklung bestehender Controllingprozesse, -strukturen, -instrumente und -systeme sollen schließlich die Effektivität und Effizienz des Controllings gesteigert werden. Neben der Verbesserung von Prozessen, Instrumenten und Systemen, steht die Weiterentwicklung der Controller selbst im Mittelpunkt. Ein zielgerichtetes Kompetenzmanagement dient zur Vermittlung von controllingspezifischen Werten, Fachwissen und Qualifikationen, die Controller dazu befähigen, aktuelle und zukünftige Herausforderungen selbstständig zu bewältigen.

Inhalte

Der Prozess der Weiterentwicklung von Organisation, Prozessen, Instrumenten und Systemen beinhaltet auch die Moderation, Wissensübermittlung, Betreuung und Schulung/Qualifizierung von Mitarbeitern außerhalb des Controller-Dienstes. Dies beinhaltet ebenso die Einführung von Standards und Richtlinien. Controller haben die Aufgabe, Qualitätsstandards messbar zu machen sowie Qualität und Qualitätsstandards permanent zu kommunizieren, um höhere Qualitätsstandards zu erreichen bzw. möglichst zu übertreffen. Das Qualitätsmanagement und der kontinuierliche Verbesserungsprozess werden im Abschnitt 3.11 beschrieben. In einem anschließenden Exkurs wird der Prozess zur Ausgliederungsprüfung und Verschiebung von Prozessen in Shared-Service-Organisationen beschrieben, der regelmäßig im Rahmen von Optimierungen durchlaufen wird. Die in Abb. 20 aufgeführten Teilprozesse sind beispielhaft zu verstehen.

Abb. 20: Gestaltung des Hauptprozesses Weiterentwicklung der Organisation, Prozesse, Instrumente und Systeme (Beispiel)

Um eine nachhaltig effiziente und effektive Unternehmenssteuerung durch das Controlling sicherstellen zu können, müssen Organisation, Prozesse, Instrumente und Systeme den aktuellen sowie den zu erwartenden Anforderungen an eine ganzheitliche Unternehmensführung gerecht werden. Demnach sollten Controller stets hinterfragen, inwiefern Möglichkeiten zur Weiterentwicklung im Sinne von Leistungs- und Qualitätsverbesserung bestehen. Mögliche Weiterentwicklungsmaßnahmen könnten bspw. die Einführung einer BSC als neues Strategiefindungs- und -steuerungsinstrument, die Verkürzung des Planungsprozesses, die Einführung einer neuen Konsolidierungsmethode oder eines -tools umfassen.

Selbst- und Fremdbewertung

Für die kontinuierliche Überprüfung der Qualität des Controllings bieten sich vor allem Benchmark- und Best-Practice-Vergleiche mit anderen Unternehmen an. Neben etwaigen externen Analysen bedarf es ebenso einer unternehmensintern durchgeführten Fremd- und objektiven Selbstbewertung, bspw. durch eine Umfrage zur Zufriedenheit mit der Arbeit der Controller sowie ihrer Kunden. Geeignete Vorschläge für die Weiterentwicklung und Neueinführung von Strukturen und Abläufen des Controllings müssen demnach aus allen Bereichen des Unternehmens – auch dem Controller-Dienst selbst – aufgegriffen werden.

Feedforward-Denken

Wichtig ist, dass infolge des Feedback-Prozesses systemische und prozessuale Anpassungen initiiert und damit hervorgebrachte Verbesserungsvorschläge in geeigneter Weise auch tatsächlich umgesetzt werden. Controller können z. B. in Form von (Methoden-/Prozess-/System-)Schulungen sicherstellen, dass in anderen Funktions- und Geschäftsbereichen stets führende Methoden und Instrumente der Unternehmenssteuerung zur Verfügung stehen und die Nutzer die Anwendung beherrschen und den Nutzen kennen. Folglich empfiehlt es sich, Controller ebenso regelmäßig Qualifikationsmaßnahmen zu unterziehen, damit sie auf dem aktuellsten Stand der Entwicklungen bleiben. Ein controllingspezifisches Wissensmanagementsystem kann durchaus nützlich sein.

Total Quality Management

Schließlich ist die Wirksamkeit von veranlassten Maßnahmen zu bewerten und daraus ggf. Verbesserungen für den Controllingprozess selbst abzuleiten. Damit werden Qualitätssicherungs- und -verbesserungsarbeiten zur Daueraufgabe für Controller. Als integriertes Qualitätsmanagement-System bietet sich das Konzept des Total Quality Management (TQM) zur Qualitätskontrolle und -sicherung bis hin zur unternehmensweiten Qualitätsverbesserung an. Damit geht es über die reine Messung von Effizienz und Effektivität deutlich hinaus und kann so bspw. durch ein monatliches Qualitätskosten-Reporting alle geplanten und laufenden Projekte erfassen und verfolgen.

Change Management

Stehen im Unternehmen größere Veränderungen an, wie z. B. eine Produktionsverlagerung ins Ausland, müssen oftmals Organisationsstrukturen und -abläufe aufgebrochen und vollständig umgestaltet werden. Auch in sog. "Change-Projekten" sind Unterstützung und Begleitung durch Controller gefragt. Hierfür sind besonders Soft Sk...

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