Wie schon bei Schritt 3 sind wir auch bei diesem Schritt wieder bei einer der zentralen Aufgaben des Controllings.
Bei diesem Schritt besteht der Beitrag der Controller in dem Ausarbeiten einer Vorlage, die den Entscheider gut informiert und die es ihm ermöglicht, schnell und ergebnisorientiert zu entscheiden.
Hier geht es zunächst einmal um die Bereitstellung der richtigen Entscheidungsgrundlagen, d. h. bspw. um die Auswahl der richtigen KPIs und deren korrekter Ermittlung. Im Kontext von Entscheidungen, die Auswirkungen über mehrere Geschäftsjahre haben, sind die finanziellen Kennzahlen der Wahl der Kapitalwert und der interne Zinssatz, ergänzt um die Risiko-Kennzahlen Amortisationsdauer und Peak Funding. Da diese KPIs aber schon immer auf der Themenliste des Controllings standen und es hierzu umfangreiche Fachliteratur gibt, liegt der Fokus hier auf dem Thema der entscheidungsfähigen Aufbereitung und der wirksamen Kommunikation von Informationen.[1]
Dazu gilt es zunächst einmal die Quantität der Informationen zu managen. Die Qualität der Entscheidung verbessert sich i. d. R. nicht durch einen Anstieg der Quantität der Informationen. Im Gegenteil: Es besteht das Risiko des "Information Overload". Es ist wichtig zu erkennen, dass sich Unsicherheit durch ein Mehr an Informationen nur sehr bedingt reduzieren lässt, da sie problemimmanent ist.
Die gesammelten Informationen sind im nächsten Schritt logisch zu strukturieren. Hier gilt das sog. Pyramidenprinzip nach wie vor als der "Goldstandard".[2] Die Vorlage beginnt mit einem Executive Summary. Dieses erzählt zunächst die Geschichte (Storytelling), indem es die Ausgangssituation beschreibt, das Problem schildert und mögliche Lösungen hierfür aufzeigt. Im Anschluss werden die zentralen Kennzahlen (Bewertungen) für die Lösungen vorgestellt (Numbers). Das dritte Element im Executive Summary ist die Empfehlung, die die Story mit den Zahlen verbindet.
Neben einer klaren, nachvollziehbaren Struktur wünschen sich Entscheider die einfache, weil verständliche Aufbereitung der Informationen.[3] Leider erhalten sie diese häufig nicht. Stellt man die Frage, weshalb Controller diese Einfachheit nicht liefern können, gehören die beiden folgenden Gründe mit zu den wichtigsten. Erstens, der sog. Fluch des Wissens (curse of knowledge).[4] Und zweitens, möglicherweise vorhandene, eigene perfektionistische Tendenzen. Diese führen dazu, dass man Details für wichtig erachtet – und dabei Gefahr läuft, den Blick auf das Wesentliche zu versperren. Sprichwörtlich besteht das Problem dann darin, dass der Entscheider vor lauter Bäumen (oder mitunter auch Ästen oder Zweigen) den Wald nicht mehr sehen kann. Es gilt: eine Entscheidungsvorlage dient nicht als Arbeitsnachweis für den Controller, sondern sie orientiert sich immer an den Bedürfnissen der Entscheider. Das Herausarbeiten von Kernbotschaften erhöht die Verständlichkeit ebenfalls. Darüber, wie viele es sein sollten, haben sich die Ansichten im Laufe der Zeit etwas gewandelt. Galt früher "The Magical Number Seven Plus or Minus Two"[5] so findet man heute eher "The Rule of Three" als Empfehlung.[6] Daneben hilft es Entscheidern bei der Informationsaufnahme, wenn Inhalte auch emotional verankert werden. Dies kann man mit verschiedenen Mitteln erreichen: Die momentane Methode der Wahl hierfür ist das bereits oben erwähnte Storytelling. Betrachtet man als nüchterner Controller den momentanen Hype um das Thema, ist man – mit einem Augenzwinkern – geneigt anzumerken, dass man bitte vor lauter Storytelling nicht außer Acht lassen möge, dass es auch eines wichtigen Inhalts bedarf, der es verdient erzählt zu werden. Mit anderen Worten, es geht nicht darum, den Verstand durch die Emotion zu ersetzen. Echten Mehrwert können Controller schaffen, wenn sie in der Lage sind die Welt der "Number Cruncher" und die der Storyteller intelligent miteinander zu verbinden (s. Abb. 2), insbesondere in Zeiten von Big Data.
Abb. 2: Die Ergänzung der Zahlen mit Storytelling erhöht das Verständnis
Neben dem Storytelling sind Visualisierungen, die Verwendung einer bildhaften Sprache (z. B. durch Metaphern oder Analogien) oder Humor und Anekdoten weitere gute Möglichkeiten, Inhalte emotional zu verankern und somit die Verständlichkeit zu erhöhen.
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