Business Cases: Aufbau und Dokumentation überzeugender E ... / 5 Ertragsmodell – die kommerzielle Attraktivität belegen

5.1 Grundlegende Annahmen

Datenbasis

Beim Aufbau der Datenbasis für einen Business Case ist es das Ziel des Projektleiters, mit jeder der von ihm eingesetzten Methoden zu einem frühen Zeitpunkt möglichst exakte Angaben über die Einzahlungen, die Auszahlungen und die Dauer eines Projekts zu gewinnen. Für die Vorhersage von Zukunftswerten und -ereignissen können folgende Instrumente zum Einsatz kommen:

• Prognosen sind (wissenschaftlich) begründete Aussagen über die Beschaffenheit eines Ereignisses in der Zukunft.
• Trendaussagen treffen Aussagen über die Beschaffenheit eines Ereignisses in der Zukunft auf Basis von Daten der Vergangenheit.
• Schätzungen treffen eine Aussage über die Beschaffenheit eines Ereignisses in der Zukunft, ohne dass Daten der Vergangenheit verfügbar sind. Es sind genäherte Bestimmungen von Zahlenwerten, Größen oder Parametern durch Augenschein, Erfahrung oder statistisch-mathematische Methoden. Das Ergebnis einer Schätzung weicht im Regelfall vom wahren Wert ab.

Bei Business Cases ist es für den Projektleiter am einfachsten, wenn Prognosen oder Trendaussagen verfügbar bzw. machbar sind. Wenn mit Schätzungen gearbeitet wird, dann nur mit "qualifizierten", d. h., sie sollten gut begründet werden können.

Gerade bei der Aufstellung zukunftsbezogener Daten über mögliche Einzahlungswirkungen oder Senkungspotenziale für Auszahlungen gibt es typischerweise ein Spannungsfeld. Hier sind sowohl Kreativität als auch ein hoher Anspruch an eine seriöse Vorhersage gefragt. Eine Grundanforderung beim Schätzen ist ein strukturiertes, nachvollziehbares und plausibles Vorgehen in drei bis fünf Schritten, die mindestens eine reale Zahl beinhalten.

Weitere Annahmen bzw. Eckdaten, die zu definieren sind:

• Planungshorizont abhängig von der Nutzungs-, Lebens- oder Vertragsdauer des Produktes oder der Lösung hinter dem Projekt
• Kalkulationszinsfuß für die Investitionsrechnung
• Interne Stundenverrechnungssätze
• Ggf. Steuersatz
• Branchenspezifische Rahmenbedingungen wie Energiepreisentwicklung, Inflationsrate, Wechselkurse etc.

5.2 Kosten- und messbare Nutzenkategorien

5.2.1 Auszahlungsbereiche abgrenzen

Um eine fundierte, vollständige und gut strukturierte Aufstellung über alle Auszahlungen – in der Praxis wird überwiegend von "Kosten" gesprochen – zu erhalten, ist es sinnvoll, die Kostenbereiche voneinander abzugrenzen. Das ist die Basis für die vollständige Transparenz über die Kostenseite und unterstützt eine methodische Vorgehensweise.

Die meisten Investitionsvorhaben, z. B. Investitionen in Gebäude, in Maschinen oder in einen Fahrzeugpark, zeichnen sich dadurch aus, dass nach dem Abschluss der Investition weitere Kosten anfallen, die einen ursächlichen Zusammenhang mit der Investition haben. Eine wichtige Differenzierung im Hinblick auf eine vollständige Erfassung der Kosten, die im Betrachtungszeitraum von dem Investitionsvorhaben verursacht werden, ist deshalb die Unterscheidung zwischen

• einmaligen Investitionen und
• laufendem Betriebsaufwand.^[1]

Abb. 13: Alle Details der Kostenkalkulation in Kostenkategorien offenlegen

[1] vgl. Brugger 2005, S. 63.

5.2.2 Einsparpotenziale identifizieren

Projekte verursachen naturgemäß Auszahlungen sowohl für Investitionen als auch im weiteren Verlauf für den laufenden Betriebsaufwand. Zu berücksichtigen sind im Rahmen des Business Case auch die reduzierten Kosten, die im laufenden Betriebsaufwand dadurch eingespart werden können, weil bestimmte Kostenarten infolge des Projekts geringer anfallen. Dies kann beispielsweise ein geringerer Betriebsaufwand in Form von geringeren Kosten für Wartungs- und Instandhaltung durch IT-Konsolidierung sein.

Erfassungsarten

Diese eingesparten Kosten können im Business Case an zwei Stellen erfasst werden:

• Entweder werden die betreffenden Kostenarten, z. B. Wartung und Instandhaltung, direkt um die Einsparungspotenziale reduziert oder
• die Einsparungspotenziale werden explizit in einer eigenen Rubrik erfasst. Dann sind sie im Rahmen der Nutzenquantifizierung mit zu berücksichtigen.

Potenzial zur Einsparung heißt in diesem Zusammenhang übrigens, dass die Einsparung bei den entsprechenden Kostenarten aktiv realisiert werden muss. Die Manager- und Umsetzerqualität des Projektleiters ist hier gefragt!

5.2.3 Einzahlungsbereiche abgrenzen

Wie bei den vorangegangenen Auszahlungsbereichen sind auch bei den Einzahlungsbereichen – in der Praxis wird meist von "Umsätzen" gesprochen – Anhaltspunkte und Methoden zu finden, um eine vollständige Struktur aller Umsätze abbilden zu können. Auch hier müssen alle Umsatzauswirkungen eines Projektvorschlags identifiziert werden.

Unsicherheiten berücksichtigen

Aussagen über die mit einem Projekt erwartete Umsatzsteigerung sind mit Unsicherheiten behaftet, denn sie sind zum einen kaum oder nur indirekt beeinflussbar und zum anderen sehr stark von den Reaktionen des Markts abhängig.

Eine der wichtigsten und gleichzeitig auch schwierigsten Aufgaben der Business-Case-Erstellung ist die Identifizierung von infrage kommenden Nutzenpotenzialen. Die müssen anschließend quantifiziert und in monetäre Größen übersetzt werden.

5.2.4 Nutzen quantifizieren

Bei der Berücksichtigung von Nutzenvorteilen auf der Umsatzseite eines Business-Plans geht man z...