Buchführung / 6 Erleichterungen aufgrund der Offene-Posten-Buchführung möglich

6.1 Grundlagen im Gesetz

§ 239 Abs. 4 HGB bzw. § 146 Abs. 5 AO erlauben die Offene-Posten-Buchführung für unbare Geschäftsvorfälle. Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden. Wichtig: Dies gilt nur, wenn diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Es ist keine Zustimmung des Finanzamts erforderlich. Die Offene-Posten-Buchführung befreit nur von der Führung eines Geschäftsfreundebuchs als Nebenbuch und ersetzt nicht die entsprechenden Buchungen auf den Sachkonten.

6.2 Finanzverwaltung stellt Anforderungen

Die Vereinfachung für den Unternehmer besteht darin, dass er

• auf die Führung von Personenkonten^[1] verzichten kann und
• dafür die nicht ausgeglichenen Eingangs- und Ausgangrechnungen gesondert und (zeitlich) geordnet ablegt.

Bis zum Ausgleich der Rechnungen ist jeweils eine Kopie dieser Rechnungen in anderen Ordnern aufzuheben, und zwar getrennt nach Forderungen und Verbindlichkeiten. Dabei sind auch Ordnungsprinzipien einzuhalten, z. B. Sortierung nach Namen der Kunden- bzw. Lieferanten. Nach Ausgleich der Rechnungen wird die Zahlung auf den Durchschriften notiert und Letztere dann geordnet aufbewahrt.^[2] Die Ausgestaltung der Offene-Posten-Buchführung im Einzelnen hängt – wie auch bei der herkömmlichen Buchführung – im Wesentlichen von der Art und der Größe des Unternehmens ab und muss dem Steuerpflichtigen überlassen bleiben, soweit die Mindestanforderungen laut Finanzverwaltung beachtet werden.^[3]

Wichtig

Abstimmung der offenen Posten muss regelmäßig mit den Sachkonten erfolgen

Die Summe der vorhandenen offenen Posten ist bei doppelter Buchführung in angemessenen Zeitabständen (am besten monatlich) mit dem Saldo des Debitoren- bzw. Kreditoren-Sachkontos abzustimmen. Der Zeitpunkt der Abstimmung und ihr Ergebnis sind festzuhalten.

[1] S. Abschnitt 5.1 und gesonderter Abschnitt.

[2] R 5.2 Abs. 1 EStR 2012.

[3] FinMin NRW, Verfügung v. 10.6.1963, S 2153 – 1 – VB 1, BStBl 1963 II S. 93; BFH, Urteil v. 16.9.1964, IV 42/61 U, BStBl 1964 III S. 654; BFH, Urteil v. 23.9.1966, VI 117/65, BStBl 1967 III S. 23.