Bei Ausfuhrlieferungen werden die zollamtlichen Belege auch für Umsatzsteuerzwecke genutzt. Da im Ausfuhrverfahren mittlerweile grundsätzlich das IT-System ATLAS-Ausfuhr[1] zu nutzen ist, gilt der in Form eines pdf-Dokuments übermittelte "Ausgangsvermerk" bzw. "Alternativ-Ausgangsvermerk"[2] auch als Belegnachweis für die Steuerbefreiung der Ausfuhrlieferung.[3] Dies gilt unabhängig davon, ob der Gegenstand der Ausfuhr vom Lieferanten oder vom Abnehmer befördert oder versendet wird.
Da nach dem EU-Zollrecht in bestimmten Fällen die Abgabe der Ausfuhranmeldung nicht im Mitgliedstaat der Ansässigkeit des Ausführers zulässig ist, werden auch die elektronisch übermittelten Ausfuhrnachweise anderer EU-Mitgliedstaaten für Umsatzsteuerzwecke anerkannt. Dies betrifft Sachverhalte, in denen
- die auszuführenden Gegenstände in einem anderen EU-Mitgliedstaat verpackt oder verladen werden,
- der Wert der Ausfuhrsendung 3.000 EUR nicht überschreitet und die Waren keinen Verboten oder Beschränkungen unterliegen und
- wenn in begründeten Fällen die Ausfuhranmeldung gem. Art. 791 ZK-DVO bei einer anderen Zollstelle abgegeben wird als der, in deren Bezirk der Ausführer seinen Sitz hat oder die Waren zur Ausfuhr verpackt oder verladen werden.
Wurde dem Ausführer von der ausländischen Zolldienststelle lediglich eine elektronische Nachricht übersandt, soll der Ausfuhrnachweis wie folgt geführt werden[4]:
- der Unternehmer weist den körperlichen Ausgang der Waren mit der von der ausländischen Zolldienststelle erhaltenen elektronischen Nachricht nach,
- er verfügt über Aufzeichnungen/Dokumentationen, dass er die Nachricht von der ausländischen Zolldienststelle erhalten hat,
- er zeichnet die Verbindung der Nachricht mit der entsprechenden Ausfuhranmeldung bei der ausländischen Zolldienststelle auf und
- es bestehen keine Zweifel bezüglich des ordnungsgemäßen Ausgangs der Waren aus dem Zollgebiet der EU.
Nur in den Fällen, in denen es dem Unternehmer nicht möglich war, die auszuführenden Waren bei der zuständigen Ausfuhrzollstelle anzumelden, bei technischen Problemen (Systemabstürzen) oder geringwertigen Ausfuhren (mündliche Anmeldungen, Gegenstände bis zu einem Wert von 1.000 EUR) erkennt die Verwaltung einen i. V. m. den herkömmlichen Ausfuhrnachweisen i. S. d. § 9 Abs. 1 oder 10 UStDV von der Grenzzollstelle erstellten alternativen Beleg (Exemplar Nr. 3 des Einheitspapiers, Dienststempelabdruck mit Datum des Grenzübertritts) oder die Bestätigung des selbständigen Beauftragten an.
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