Bezugsgrößen: Richtige Bezugsgrößen für Betriebsabrechnu ... / 3 Checkliste zur Bezugsgrößenwahl

Die folgende Checkliste mit Fragen und Prüfpunkten hilft Ihnen, schneller und besser zu geeigneten Bezugsgrößen zur Verteilung der Gemeinkostenarten auf Kostenstellen und Kostenträger zu gelangen. Auch die Fragen sind als Anregung zu verstehen und können bei Bedarf von Ihnen ergänzt oder verändert werden.

• Generell gilt: Die Wahl von Bezugsgrößen hat wesentlichen Einfluss darauf, wie hoch die Kosten sind, die Sie einer Kostenstelle oder einem Kostenträger belasten. Daher sollten Sie sich für die Auswahl der Bezugsgrößen Zeit nehmen und in jedem Fall kritisch hinterfragen, ob die Bezugsgröße wirklich geeignet ist oder ob es eine bessere Lösung gibt.
• Haben Sie sich eine Übersicht der in Ihrem Betrieb vorkommenden Gemeinkostenarten und Kostenstellen mit möglichen Bezugsgrößen (Aufzeigen möglicher Alternativen pro Kostenart bzw. Kostenstelle) erstellt?
• Haben Sie geprüft, ob die Möglichkeit besteht, zumindest größere Kostenarten mit vertretbarem Aufwand anhand von Belegen (z. B. Rechnungen mit Angaben von Kostenstellen) auf die Kostenstellen zu verteilen?
• Erstellen Sie eine Liste mit den in Ihrem Betrieb aktuell verwendeten Bezugsgrößen. Beschreiben Sie in Stichworten, warum Sie eine bestimmte Bezugsgröße gewählt haben, und stellen Sie sicher, dass zumindest die Führungskräfte bzw. Kostenstellenleiter Zugriff auf diese Informationen haben. So erreichen Sie, dass diese die Zusammenhänge besser verstehen, und stellen sicher, dass die richtigen Größen auch tatsächlich verwendet werden.
• Beziehen Sie die unmittelbar betroffenen Mitarbeiter oder Führungskräfte in Ihre Entscheidungsfindung ein, um ggf. neue Ideen und eine bessere Akzeptanz zu erhalten?
• Erklären Sie ihnen auch die Hintergründe und Funktionsweise der Kostenverrechnung mit Hilfe von Bezugsgrößen?
• Haben Sie sichergestellt, dass Sie vor allem Bezugsgrößen verwenden, mit deren Hilfe die Kostenstellenleiter Einfluss auf die Höhe der Kostenbelastung nehmen können?
• Gibt es Veränderungen im Betrieb, die eine genauere Verteilung einzelner Gemeinkostenarten ermöglichen, z. B. die Einführung einer Kostenstellenkontierung, die Verpflichtung des Einkaufs, nur noch Bestellungen mit der Angabe von Kostenstellen vorzunehmen oder die Installation von Stromzählern? Dann sollten Sie auch überlegen, ob es sinnvoll ist, Anpassungen bei den Bezugsgrößen vorzunehmen.
• Eine systematische Überprüfung auf mögliche Veränderungen der Bezugsgrößen sollten Sie z. B. im Abstand von sechs bis zwölf Monaten vornehmen. Versuchen Sie, die Anpassungen so vorzunehmen, dass sie mit dem neuen Geschäfts- oder Planjahr zusammenfallen.
• Versuchen Sie, die Anzahl der in Ihrem Betrieb verwendeten Bezugsgrößen insgesamt so klein wie möglich zu halten, um ein besseres Verständnis und eine bessere Akzeptanz bei den Beschäftigten zu bekommen.