Betriebswirtschaftliche Auswertungen: So werden diese gelesen

Zusammenfassung

Überblick

In jedem Unternehmen tauchen früher oder später Fragen zur Rentabilität, zur Kostenstruktur, zur Liquidität und deren Entwicklungen auf. Antworten auf diese Fragen können mithilfe einer betriebswirtschaftlichen Auswertung gefunden werden. Betriebswirtschaftliche Auswertungen – kurz BWA – sind aus den Buchhaltungsdaten generierte Auswertungen, mit deren Hilfe man sich u. a. schnell einen Überblick über die betriebswirtschaftliche Situation eines Unternehmens verschaffen kann.

1 Wozu Betriebswirtschaftliche Auswertungen?

Finanzbuchhaltung als Zahlenmaterial nicht nur für steuerliche Zwecke

Gerade für kleinere Unternehmen ohne eigene Controllingabteilung stellt die BWA eine Möglichkeit dar, die Daten der Finanzbuchhaltung zur Planung und Steuerung des Unternehmens zu nutzen. Ein oberflächlicher Blick auf das vorläufige Ergebnis reicht dazu aber nicht aus, denn die Auswertungen bieten weit mehr an Information, sie beinhalten nämlich u. a. auch Kennzahlen zur Einschätzung der wirtschaftlichen Lage, der Liquidität und der Entwicklung von Kapital und Vermögen.

Praxis-Tipp

Behalten Sie die Unternehmenssituation im Auge

Bei der Analyse der Auswertungen sollte beachtet werden, dass oftmals keine allgemeingültigen Aussagen zur Einordnung bestimmter Analyseergebnisse möglich sind, da die Interpretation des Zahlenwerks immer die individuelle Unternehmensbranche und -situation miteinbeziehen sollte. Im Folgenden wird von einem bilanzierenden Unternehmen ausgegangen.

2 Die Finanzbuchhaltung als Grundlage der BWA

BWAs werden aus den Daten der Finanzbuchhaltung erstellt. Um eine aussagekräftige BWA zu generieren, bedarf es, neben der Hinterlegung der zutreffenden Gewinnermittlungsart, jedoch einer exakten Datenbasis – sprich der zeitnahen und zeitlich richtig abgegrenzten korrekten Erfassung der Geschäftsvorfälle. Konkret heißt dies z. B., dass unter anderem folgende Fehler, die den Informationsgehalt einer BWA drastisch mindern können, vermieden werden sollten:

1. Keine laufende Abschreibungsverbuchung. Um die Kostensituation adäquat darzustellen, ist es notwendig, auch unterjährig Abschreibungsbuchungen zu erfassen.
2. Keine laufende Zinsverbuchung. Ebenso wie die Abschreibungen müssen auch die Zinsaufwendungen laufend verbucht werden.
3. Ungenauigkeiten bei der zeitlichen Umsatzerfassung nach Leistungserbringung.
4. Keine korrekte Material-/Warenaufwandserfassung. In die BWA sollte der Material- bzw. Warenverbrauch und nicht der Material- bzw. Wareneinkauf eingehen, denn dieser stellt die zum ausgewiesenen Umsatz gehörenden Material- und Warenaufwendungen dar.
5. Keine Verbuchung von unfertigen Leistungen. Auch unfertige Leistungen sind Teil der Gesamtleistung und müssen zur Gegenüberstellung der angefallenen Kosten erfasst werden.
6. Keine Ausbuchung von unrealisierbaren Forderungen.

7. Keine Überprüfung, ob auch alle bebuchten Konten (besonders, wenn diese Konten selbst im Kontenplan angelegt wurden) auch den entsprechenden BWA-Positionen zugeordnet wurden.

   Wichtig

   Exakte Buchhaltungsdatenbasis – fundierte Analysen

   Je genauer Ihre monatliche Buchhaltung, desto fundierter sind die Analysen auf Basis der BWA.

3 Standardauswertungen: Kostenstatistik I, Bewegungsbilanz und Liquiditätskennzahlen

Um die betriebswirtschaftliche Lage eines Unternehmens einschätzen zu können, werden standardmäßig die 3 folgenden Auswertungen herangezogen:

1. Analyse der Kosten und Erlöse und Berechnung entsprechender Kennzahlen (Lexware Kostenstatistik I)

2. Analyse der Veränderung von Vermögens- und Kapitallage (Bewegungsbilanz)

3. Analyse der Liquiditätslage (Kennzahlen zur Liquidität)

3.1 Kostenstatistik I

Die Lexware Kostenstatistik I kann in 3 verschiedenen Variationen abgerufen werden. Die Standardauswertung ist die normale Kostenstatistik I. Diese stellt das Pendant zur DATEV-BWA "kurzfristige Erfolgsrechnung" dar und unterscheidet sich von dieser nur geringfügig aufgrund unterschiedlicher Kontenzuordnungen an wenigen Stellen.

Abb. 1a: Kostenstatistik I S. 1

Abb. 1b: Kostenstatistik I S. 2

Mithilfe der Lexware Kostenstatistik I kann der wirtschaftliche Erfolg des Unternehmens analysiert werden. Dieser Auswertungstyp dient der Basisanalyse der betriebswirtschaftlichen Unternehmenssituation. Die Kostenstatistik I lässt sich grob in 2 Teile gliedern:

1. Auswertung des jeweiligen Zeitraums und

2. Auswertung der gesamten Jahresverkehrszahlen bis zum Ende des Auswertungszeitraums in kumulierter Form.

Die einzelnen Zeiträume können über das Auswertungsmenü separat ausgewählt werden (Monat, Quartal, Wirtschaftsjahr).

Um die genaue Zusammensetzung der Erlös- und Kostenpositionen sichtbar zu machen, nimmt man im Auswahlmenü die Einstellung vor, die zugehörigen Konten und deren Kontennummern laut Kontenplan mitauszuweisen.

Praxis-Tipp

Kosten- und Erlöspositionen genau kennen und die richtigen Schlüsse ziehen

Machen Sie sich unbedingt mit der Zusammensetzung der einzelnen Kosten- und Erlöspositionen vertraut, um vor allem bei der Analyse von Kennzahlen keine falschen Schlüsse zu ziehen.

3.1.1 Aufbau: Zeilen

Die Zeilen der Kostenstatistik I weisen die Erlöse und Kosten sowie bestimmte Zwischenergebnisse wie Gesamtleistung, Rohertrag, betrieblicher Rohertrag, Gesamtkosten, Betriebsergebnis, Ergebn...