Mit Schreiben vom 28.11.2019[1] hat das BMF sich über die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung und dem Datenzugriff geäußert. Darin werden alle gültigen Vorschriften zur Führung von Büchern und zur herkömmlichen und elektronischen Archivierung von Geschäftsunterlagen in aktueller Form und Gültigkeit zentral beschrieben und deren Anwendung für die Buchführung interpretiert. In diesem Dokument sind die gültigen steuerlichen Aufzeichnungs- und Archivierungspflichten ausführlich wiedergegeben. Darin werden Aussagen über alle möglichen Aspekte der Buchhaltung mit den damit verbundenen Nebentätigkeiten gemacht und mit einschlägigen Beispielen versehen.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, I VA – S 0316/19/10003 :001.

13.1 Grundsätze zum Datenzugriff

Die Vorschrift des § 147 Abs. 6 AO räumt der Finanzbehörde das Recht ein, Ihre elektronische Buchführung  durch Datenzugriff zu prüfen. Diese Prüfungsmethode löst die herkömmlichen Prüfungen ab. Dabei ist zu beachten, dass das Recht auf Datenzugriff der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zusteht.

13.1.1 Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff

Der Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf jene Ihrer Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dabei muss es sich nicht nur um die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung handeln. Betroffen sein können beispielsweise auch Korrespondenz- und Vertragsdaten.

Bitte beachten Sie, dass auch bei einer elektronischen Prüfung das allgemeine Auskunftsrecht des Prüfers und damit auch Ihre Mitwirkungspflichten unberührt bleiben. Die maschinelle Auswertbarkeit bezieht sich dabei einerseits auf die gesamte Buchhaltung, andererseits auf archivierte Daten, Belege usw. Einzelheiten zur maschinellen Auswertbarkeit von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen sind unter Tz 9.1. des o. g. BMF-Schreibens erläutert. Was Sie bei der elektronischen Aufbewahrung zu beachten haben, geht aus Tz. 9.2 hervor.

Die bildliche Erfassung von Papierdokumenten erfordert eine Dokumentierung des entsprechenden Vorgangs. Empfohlen wird hier eine Organisationsanweisung, in der folgende Punkte geregelt sein sollten:

  • Wer darf erfassen?
  • Zu welchem Zeitpunkt wird oder soll erfasst werden (z. B. beim Posteingang bzw. während oder nach Abschluss des Bearbeitungsvorgangs)?
  • Welches Schriftgut soll erfasst werden?
  • Ist eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich?
  • Wie soll die Qualitätskontrolle hinsichtlich der Lesbarkeit und Vollständigkeit vorgenommen werden?
  • Wie werden Fehler protokolliert?

Nähere Einzelheiten zu diesem Verfahren erläutert das o. g. BMF-Schreiben unter Tz 9.3. Ebenso werden die "Spielregeln" für eine Auslagerung von Dateien aus dem Produktivsystem in ein anderes System oder das Verhalten bei einem möglichen Systemwechsel erläutert (Tz 9.4).

13.1.2 Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen

Legen Sie dem Prüfer Unterlagen elektronischer Art in Form eines Bildträgers oder auf anderen Datenträgern vor, sind Sie verpflichtet, auf Ihre Kosten Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die es dem Prüfer ermöglichen, die Unterlagen zu lesen. Ferner kann die Finanzbehörde verlangen, dass diese Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausgedruckt werden oder in einer ohne Hilfsmittel lesbaren Reproduktion zur Verfügung stehen.

Grundsätzlich müssen Sie diese Unterlagen so erfassen (digitalisieren), dass sie über Ihr DV-System per Bildschirm lesbar sind. Es reicht nicht aus, diese Unterlagen auf Papier auszudrucken. Zu beachten ist auch, dass diese Unterlagen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht diese Eigenschaften erfüllen müssen.

13.1.3 Datenzugriff

Die Finanzbehörde hat gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die elektronisch erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Grundsätzlich steht das Recht auf Datenzugriff jedoch nur im Rahmen einer Außenprüfung oder einer Nachschau zu (gesetzliche Regelung). Als aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelten insbesondere die Finanzbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung sowie alle Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungspflichtige Unterlagen enthalten. Gleiches gilt für andere Unterlagen, die für das Verständnis der Buchhaltung notwendig sind. Für die Datenbereitstellung ist die Art der Außenprüfung unerheblich. Beispielsweise werden für eine Lohnsteuerprüfung auch Daten der Finanzbuchhaltung benötigt.

Zusätzlich zu den Daten müssen auch die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und für das Verständnis des verwendeten Systems notwendig sind. Tiefergehende Einzelheiten können dem BMF-Schreiben[1] entnommen werden.

Das Recht auf Datenzugriff kann die Finanzbehörde durch 3 Möglichkeiten verwirklichen. Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit Gebrauch gemacht wird, steht im pflichtgemäßen Ermessen des jeweiligen Prüfers. Sofern es erforderlich ist, kann der Prüfer auch mehrere Möglichkeiten gleichzeitig in Anspruch nehmen.

Möglichkeiten des Datenzugriffs

  • Das Recht auf den unmittel...

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