Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 1.3 Mitwirkungspflichten des Unternehmers

Rz. 6

Bei der Führung von Büchern und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern sowie der Aufbewahrung von Datenträgern ist nach § 146 Abs. 5 Sätze 2,3 AO und § 147 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 1. Halbsatz AO erforderlich, dass die Daten "jederzeit verfügbar" sind und "unverzüglich lesbar gemacht" werden können. Dies bedeutet, dass grundsätzlich zu Beginn einer Außenprüfung alle steuerlich relevanten Unterlagen in kürzester Zeit, also ohne schuldhaftes Zögern, verfügbar gemacht werden müssen. In der Vergangenheit war der Steuerpflichtige lediglich verpflichtet, dass die Daten "während der Dauer der Aufbewahrung verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können." Dass die Daten "jederzeit verfügbar" sind, gilt auch in den Fällen, in denen Bücher und Unterlagen im EU-Ausland und im Drittland geführt und aufbewahrt werden. War die Verlagerung der Buchführung ins EU-Ausland und ins Drittland bisher nur auf Antrag beim Finanzamt zulässig, kann die Verlagerung der Daten ins EU-Ausland neuerdings ohne Antrag erfolgen. Jedoch nur, sofern der uneingeschränkte Datenzugriff möglich ist, § 146 Abs. 2a AO.^[1]

Rz. 7

In der früheren Prüfungspraxis war es üblich, zu Beginn einer Außenprüfung u. a. die Bilanz, die GuV, Saldenlisten sowie die Kontenblätter des zu prüfenden Unternehmens vorzulegen. Auf sonstige Unterlagen und Aufzeichnungen wurde erst zurückgegriffen, wenn im Laufe der Prüfung Fragen oder Zweifel auftraten. Mit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff durch die Finanzverwaltung müssen nun grundsätzlich zu Beginn einer Außenprüfung alle steuerlich relevanten Unterlagen dem Prüfer zugänglich gemacht werden, soweit diese Unterlagen in digitalisierter Form vorhanden sind.

[1] § 146 Abs. 2a AO eingeführt mit Wirkung vom 29.12.2020 durch Jahressteuergesetz 2020 v. 21.12.2020, BStBl 2020 I S. 3096.