Beschaffungscontrolling: Den Einkauf zielorientiert steuern / 7 Organisation des Beschaffungscontrollings

Wie auch das Unternehmenscontrolling ergibt sich das Beschaffungscontrolling aus dem Zusammenspiel mehrerer Personen, die nicht unbedingt Controller-Rollen innehaben müssen. Die Inhaber der Beschaffungscontrollingfunktion sind für die Existenz der Planungs-, Kontroll- und Informationsinstrumente und für die Durchführung von Planung, Abweichungsanalysen und Managementinformation verantwortlich, die Inhalte der Planung werden hingegen von den Führungskräften der Beschaffungsabteilung beigesteuert.

Beschaffungscontrolling setzt aber nicht die Existenz einer eigenen Beschaffungscontrollingstelle im Unternehmen voraus. Die Controlling-Tätigkeiten werden häufig in Sinne des Selbstcontrolling von Mitarbeitern der Beschaffung bzw. vom Beschaffungsmanagement selbst oder aber mit Abstand zur Beschaffung vom Unternehmenscontrolling ausgeführt. Eine eigene Stelle für Beschaffungscontrolling hängt von einigen Faktoren ab und kann daher nur unternehmensspezifisch entschieden werden:^[1]

• Wie groß ist der Beschaffungsbereich? (Höhe des Beschaffungsvolumens, Anzahl der Mitarbeiter in der Beschaffung)
• Welchen Stellenwert hat die Beschaffung im Unternehmen? (Verankerung der Beschaffung in der Organisation bzw. im Geschäftsführungs-/C-Level, Bedeutung für den Unternehmenserfolg)
• Welchen (Mit-)Bestimmungsbereich hat die Beschaffung im Verhältnis zur Unternehmensführung oder angrenzenden Bereichen wie Produktion?

Die zunehmende Bedeutung der Beschaffung führt verstärkt zur Forderung, analog zu anderen Bereichs- bzw. Bindestrich-Controllingfunktionen auch eine eigene Beschaffungscontrollingstelle einzurichten. Die Forderung nach Unterstützung – als betriebswirtschaftlicher Berater oder kritischer Gegenpart – und Entlastung des Beschaffungsmanagements setzt eine Beschaffungscontrollingstelle voraus. Es ist aber auch möglich, dass der potenzielle Aufgabenumfang nicht ausreicht, um unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeitsaspekten die Einrichtung einer entsprechenden Stelle zu rechtfertigen. Vor- und Nachteile unterschiedlicher organisatorischer Ausprägungen finden sich in Abb. 4.

Abb. 4: Organisationsalternativen des Beschaffungscontrollings

[1] Vgl. Jahns, 2005, S. 340 f.