Rz. 17

Die Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Sie müssen so übersichtlich angelegt und gegliedert sein, dass sie in angemessener Zeit und unter angemessenen Kosten problemlos zugänglich und für sachverständige Dritte durchschaubar gemacht werden können.

 

Rz. 18

Alle Unterlagen können im Original aufbewahrt werden. Im Original müssen die Eröffnungsbilanzen und die anderen Abschlüsse (Jahresabschlüsse, Einzel- und Konzernabschlüsse) aufbewahrt werden. Grund hierfür ist die besondere Bedeutung dieser Unterlagen für die Dokumentation und Nachprüfbarkeit.[1] Dabei muss es sich jeweils um ein Exemplar handeln, das den gesetzlichen Anforderungen genügt. D. h., es muss ggf. unterschrieben und testiert sein.[2]

 

Rz. 19

Für alle anderen Unterlagen genügt die Aufbewahrung in Form der Wiedergabe auf einem Bildträger oder die Aufbewahrung auf anderen Datenträgern (§ 239 Rz 39 ff.). Auf Datenträgern hergestellte Unterlagen dürfen nach § 257 Abs. 3 Satz 2 HGB auch ausgedruckt aufbewahrt werden.

 

Rz. 20

Bildliche Übereinstimmung wird für empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege verlangt. Bei den übrigen Unterlagen genügt die inhaltliche Übereinstimmung, d. h., die Wiedergaben müssen vollständig und inhaltlich richtig sein. Vollständigkeit ist z. B. bei empfangenen Handelsbriefen nur gegeben, wenn auch die mitübersandten AGB reproduziert werden.[3]

 

Rz. 21

Für die Wiedergabe von Bildträgern hat die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) Mikrofilm-Grundsätze formuliert.[4] Bei den Mikroverfilmungen kann es sich um bildliche und/oder inhaltliche Aufzeichnungen handeln. Bildliche und/oder inhaltliche Übereinstimmung kann auch mittels elektronischer oder digital optischer Archivierung erreicht werden.[5]

 

Rz. 22

Zu den anderen Datenträgern i. S. v. § 257 Abs. 3 HGB zählen z. B. Magnetband, Magnetplatte, Bildplatte, Diskette, CD-ROM und Festspeicher. Auch diese Form der Aufbewahrung muss den GoB entsprechen. Der Begriffsinhalt des Datenträgers ist so gefasst, dass er für neuere technische Entwicklungen offen ist.[6]

 

Rz. 23

Neuere Entwicklungen sind regelmäßig der EDV zuzuordnen und nach den GoBS zu beurteilen. Nach § 257 Abs. 3 Satz 2 HGB können die auf Datenträgern hergestellten Unterlagen auch als Ausdrucke dieser Daten aufbewahrt werden.[7]

[1] Vgl. Isele, in Küting/Weber, HdR-E, § 257 HGB Rn 62, Stand: 05/2017.
[2] Vgl. ADS, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2001, § 257 HGB Rz 51.
[3] Vgl. Störk/Philipps, in Beck Bil-Komm., 12. Aufl. 2020, § 257 HGB Rz 20.
[4] AWV, Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht, 9. Aufl. 2016.
[5] Vgl. IDW RS FAIT 3.64 f.
[6] Vgl. Störk/Philipps, in Beck Bil-Komm., 12. Aufl. 2020, § 257 HGB Rz 20.
[7] Vgl. zu den neueren Speichermedien allgemein auch IDW RS FAIT 3.

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