Ohnehin vorgeschrieben ist die getrennte Aufzeichnung des Arbeitslohns nach Barlohn und Sachbezügen.[1] Zusätzlich muss der Arbeitgeber die einzelnen Sachbezüge, auf die der Rabattfreibetrag angewendet wird, besonders kennzeichnen und mit den besonders ermittelten Werten (nach Vornahme des Preisabschlags von 4 %) im Lohnkonto ohne Kürzung um den Rabattfreibetrag eintragen. Bei Personalrabatten, die Arbeitnehmern von Kreditinstituten gewährt werden, gibt es Aufzeichnungserleichterungen, insbesondere bezüglich Konto- und Depotführung.[2]
Der Arbeitgeber hat die Grundlagen für den ermittelten und der Lohnversteuerung zugrunde gelegten Endpreis[3] als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren, zu dokumentieren und dem Arbeitnehmer auf Verlangen formlos mitzuteilen.[4]
Arbeitgeber, die innerbetriebliche Obergrenzen für den verbilligten Bezug ihrer Produkte durch die Arbeitnehmer eingeführt haben, können beim Betriebsstättenfinanzamt eine Aufzeichnungserleichterung beantragen, wenn die Obergrenzen dazu führen, dass der Rabattfreibetrag nicht überschritten wird.
Aufzeichnungspflicht Kaufhaus
Ein Konfektionsgeschäft gewährt seinen Bediensteten beim Kauf von Waren 20 % Rabatt. Es besteht eine innerbetriebliche Anordnung, dass jeder Arbeitnehmer im Jahr höchstens Ware im Wert von 5.400 EUR kaufen und damit maximal einen geldwerten Vorteil von 1.080 EUR (20 % von 5.400 EUR) erlangen kann. Diese Anordnung wird durch eine computergesteuerte Kasse überwacht, die bei jedem Personalverkauf den Rechnungsbetrag der entsprechenden Personalnummer zuordnet.
Nachdem aufgrund der innerbetrieblichen Anordnung ein Überschreiten des Rabattfreibetrags infolge von geldwerten Vorteilen aus Belegschaftsverkäufen ausgeschlossen ist, kann das Betriebsstättenfinanzamt den Arbeitgeber von der gesonderten Aufzeichnung der Personalrabatte im Lohnkonto befreien.
Das Betriebsstättenfinanzamt kann Arbeitgeber auch völlig von der besonderen Aufzeichnungspflicht für Rabatte befreien, wenn es zu der Überzeugung kommt, dass im Hinblick auf die betrieblichen Verhältnisse nach der Lebenserfahrung ein Überschreiten des Freibetrags von 1.080 EUR im Einzelfall so gut wie ausgeschlossen ist.
Aufzeichnungspflicht Lebensmittelgeschäft
Ein Lebensmittelgeschäft räumt den Mitarbeitern einen Preisnachlass von einheitlich 10 % auf die gekauften Waren ein. Unter Berücksichtigung des 4-prozentigen Preisabschlags wäre der Rabattfreibetrag erst ab einem Wareneinkauf von 18.000 EUR jährlich überschritten:
| 10 % von 18.000 EUR = | 1.800 EUR |
| ./. 4 % Bewertungsabschlag von 18.000 EUR = | 720 EUR |
| Geldwerter Vorteil | 1.080 EUR |
Da ein Bezug von Lebensmitteln in dieser Größenordnung so gut wie ausgeschlossen ist, kann das Betriebsstättenfinanzamt den Arbeitgeber auf Antrag von der Aufzeichnungspflicht befreien.
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