Beirat in der GmbH: Rechte und Pflichten

Einführung

Das GmbHG sieht als Organe der GmbH lediglich die Geschäftsführung und die Gesellschafterversammlung vor. Allerdings können die Gesellschafter der GmbH aufgrund gesetzlicher Vorschriften, insbesondere des Mitbestimmungsrechts, dazu verpflichtet sein, einen Aufsichtsrat zu installieren. Auch wenn das nicht der Fall ist, steht es den Gesellschaftern frei, ein solches zusätzliches Gremium einzurichten. Statt eines Aufsichtsrats kann sich die Einrichtung eines Beirates anbieten. Die Einrichtung eines solchen fakultativen Beirats kann in vielen Situationen sinnvoll sein. Er kann Voraussetzung sein, um einen Investor zu finden, der nur bei einem Sitz im Beirat bereit ist, Beträge zu investieren. Ein Beirat kann das Management gerade in Fachfragen beraten oder bei einer weit verzweigten Gesellschafterstruktur für Ordnung sorgen. Dieser Beitrag zeigt die wichtigsten Aspekte rund um den Beirat in der GmbH.

Die 6 häufigsten Fallen

Die Einbindung erfolgt zu bürokratisch

Legen Sie alle organisatorischen Regelungen für den Beirat im Rahmen des Gesellschaftsvertrags fest, ist jede Änderung der Geschäftsordnung eine Änderung des Gesellschaftsvertrags, die notariell beurkundet werden muss. Diesen Aufwand und die Kosten können Sie sich sparen, wenn Sie das Organisatorische für den Beirat in einer separaten Geschäftsordnung festlegen und im Gesellschaftsvertrag darauf verweisen.
→ Kap. 2

Auf die Auswahl der Beiratsmitglieder wird zu wenig Sorgfalt verwandt

Je nach Ziel und Aufgabe, die der Beirat hat, muss das Gremium mit den geeigneten Personen besetzt werden. Machen Sie sich die Kriterien für die passenden Personen klar. Soll der Beirat z. B. vornehmlich als Marketing-Instrument wirken, erfolgt die Besetzung nach anderen Kriterien (Verbindung zur Hochschule, Kontakte zur Presse, Verbindung zu einem Zulieferer oder Kapitalgeber), als wenn er dem unerfahrenen Geschäftsführer wirtschaftliche Beratung leisten soll. Dafür infrage kommende Personen müssen sorgfältig ausgewählt und ggf. zur Mitarbeit gewonnen werden.
→ Kap. 3

Der Beirat wird als echtes Kontrollinstrument nicht professionell besetzt

Ist der Beirat ein echtes wirtschaftliches Kontrollinstrument, kommt es darauf an, entsprechende professionelle Berater in den Beirat einzubinden: Branchenexperten, Controller, Wirtschaftsprüfer, Unternehmensberater.
→ Kap. 3

Die Gesellschafter selbst dominieren den Beirat der GmbH

Es ist nicht immer sinnvoll, Gesellschafter in den Beirat zu berufen. Erfahrungsgemäß bewirkt dies, dass sich die übrigen Gesellschafter übergangen fühlen und anschließend Entscheidungen des Beirats boykottieren oder verschleppen. Allerdings kann z. B. ein Kapitalgeber, der neu in die Gesellschaft einsteigt, einen Beiratsposten zur Bedingung machen oder aber das Angebot dieser Funktion bildet gerade den Ausschlag für das finanzielle Engagement.
→ Kap. 3

Der übermotivierte Beirat wird geduldet

Oft nehmen sich Beiräte mehr Rechte heraus, als ihnen zustehen. Dagegen können Sie sich wehren. Sind Sie Geschäftsführer einer GmbH mit einem übereifrigen Beirat, sollten Sie an die Einhaltung der vertraglichen Regelungen erinnern, aus denen sich die Rechte und Pflichten des Beirats ergeben (Gesellschaftsvertrag, Geschäftsordnung).
→ Kap. 5, 7, 8

Die Vergütung der Beiratsmitglieder wird nicht ordentlich geregelt

Die für die Tätigkeit als Beirat entstehenden Kosten übernimmt die GmbH. Das sind:

• Fahrtkosten,
• Verpflegungskosten,
• Übernachtungskosten,
• sonstige Aufwendungen, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Ausübung der Tätigkeit entstehen (Parkgebühren, Taxi, sonstige bare Auslagen).

Um den Abrechnungsaufwand zu minimieren, können Sie statt einer Abrechnung nach Belegen auch eine Abrechnungspauschale zahlen. Legen Sie die Höhe dieser Pauschale ebenfalls in der Geschäftsordnung des Beirates fest.
→ Kap. 9

1 Warum ein Beirat?

1.1 Der Pflichtbeirat in der GmbH (Aufsichtsrat)

Grundsätzlich muss eine GmbH keinen Aufsichtsrat einrichten. Dies ist ein deutlicher Unterschied zur Aktiengesellschaft. Hiervon gibt es allerdings Ausnahmen nach Mitbestimmungsrecht und Kommunalrecht. So sieht das Gesetz über die Drittelbeteiligung der Arbeitnehmer im Aufsichtsrat (Drittelbeteiligungsgesetz) vor, dass bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die in der Regel mehr als 500 Arbeitnehmer beschäftigen, die Arbeitnehmer im Aufsichtsrat mitbestimmen können und zwar so, dass sie ein Drittel der Aufsichtsratsmandate erhalten. Insofern müssen die Gesellschaften, die aufgrund ihrer Arbeitnehmerzahl dieser Mitbestimmung unterliegen, einen Aufsichtsrat bilden.

Werden mehr als 2.000 Arbeitnehmer beschäftigt, ist nach dem Mitbestimmungsgesetz von 1976 der Aufsichtsrat sogar hälftig mit Arbeitnehmervertretern zu besetzen.

In der Montanmitbestimmung ist ab mehr als 1.000 Arbeitnehmern der Aufsichtsrat paritätisch zu besetzen.

Ferner sehen einige Kommunalverfassungen vor, dass die Kontrolle der öffentlichen Hand, also der Gemeinde oder des Landkreises in kommunalen Gesellschaften über die Aufsichtsräte erfolgt. In solchen kommunalen Gesellschaften werden daher auch obligatorisch Aufsi...