Außenprüfung: Gastronomiegewerbe / 4.4 Prüfung des Kassensystems

Die Kasse wird unter 2 Gesichtspunkten geprüft:

Materiell

Fraglich ist, ob alle Einnahmen erfasst wurden oder keine Kassenfehlbeträge vorliegen. Darüber hinaus finden, insbesondere von PC-Kassen generierte, Kassendaten Eingang in die Kalkulation (Anzahl einzelner Speisen, Getränke, Bedienerumsätze).

Formell

Hier wird geprüft, ob die Kassenführung ordnungsgemäß ist (s. u. Kassensysteme). Dies ist nach neuester Rechtsprechung auch für 4-3-Rechner wichtig. Ergeben sich hier Mängel, ist der Betriebsprüfer zur Schätzung befugt.

4.4.1 Kassennachschau

Seit dem Jahr 2017 können die Finanzämter sog. Kassennachschauen durchführen:

Vorbereitung: Testkäufe

Nach den neuesten Richtlinien ist im Vorfeld einer Kassennachschau eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung im Gastraum ohne weiteres zulässig. Dies beeinhaltet auch Testkäufe (=Testessen).

Durchführung der Nachschau

Die eigentliche Kassennachschau erfolgt überraschend, ohne vorherige Ankündigung oder Prüfungsanordnung. Sie kann unmittelbar nach dem Testessen oder einige Tage später durchgeführt werden. Den Auslesezeitraum bestimmt der Prüfer. Dieser Zeitraum kann abgesehen von Verjährungsregeln vom 1. Einsatztag der Kasse bis zum Auslesetag reichen.

Die Kassenprüfer müssen sich ausweisen und haben dann folgende Rechte:

• Verlangen von Vorlage aller Kassenaufzeichnungen, Kassenbücher,
• Verlangen von Vorlage alle Organisationsunterlagen (Bedienungsanleitung der Kasse, Speicherprotokolle, Verfahrensdokumentationen),
• Anfertigung von Kopien bzw. Scans der o. g. Unterlagen,
• Durchführung eines Kassensturzes (Ablgleich des buchmäßigen mit dem tatsächlichen Kassenbestand),
• Auslesen des Kassenspeichers Mitnahme der Daten.

Ergeben sich bei der Kassennachschau an dieser Stelle bereits Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Damit entfällt die Möglichkeit einer strafbefreienden Selbstanzeige.

4.4.2 Kassensysteme

Offene Kasse

Die früheren Kassensysteme "Schub" oder "Geldbeutel" sind heute kaum mehr anzutreffen. Falls doch noch verwendet, wird hier eine ordnungsgemäße Kassenführung durch Zählen des Kassenbestands und Aufzeichnung von Auszahlungen für Betriebsausgaben oder Entnahmen aus der Kasse hergestellt. Die Einnahmen werden dabei rechnerisch ermittelt. Die Aufzeichnungen sind täglich vorzunehmen.

Praxis-Beispiel

Tageslosung

gezählter Endbestand	800
Ausgaben lt. Beleg	+ 300
Zwischensumme	= 1.100
Bestand am Vortag	- 100
Tageseinnahmen (rechnerisch)	= 1.000

Darunter fallen auch alte Registrierkassen ohne Speicher der einzelnen Tagesumsätze.

Registrierkasse

Die Verwendung einer Registrierkasse ohne elektronischen Spreicher ist seit dem Jahr 2017 nicht mehr zulässig.

PC-Kasse

Eine PC-gestützte Kasse bietet eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten. Im System wird die Speisekarte abgebildet. Erfasst wird dann jede einzelne verkaufte Ware (Kaffee, Cappuccino, etc.) unter Nennung von Datum, Zeit, Tischnummer, Bedienernummer. Sie speichert die Zahlungsart (bar, Scheck, Karte). Sie ist im Bestellwesen (Küche, Theke) und Warenwirtschaftssystem (Bestandsverwaltung, Überwachung des Mindestbestandes) eingebunden. Sie bietet diverse Verprobungsmöglichkeiten über Tagesumsätze, Umsatzrenner, Bedienereinsatz, etc.

Wurden Daten betrieblich generiert und gespeichert, so müssen diese auch archiviert und der Betriebsprüfung zur maschinellen Auswertung vorgelegt werden. Ein Verstoß gegen die Aufzeichungs- und Aufbewahrungspflicht oder eine Manipulation der Daten gelten als gravierender Mangel der Buchführung bzw. Aufzeichnungen und befugen das Finanzamt zur Schätzung.

4.4.3 Verprobung der Kasse

Kassenfehlbetragsrechnung

Der Betriebsprüfer rechnet ausgehend vom Bestand zum Jahresbeginn die Kassenbestände der einzelnen Tage nach und prüft, ob negative Salden auftreten:

Praxis-Beispiel

Kassenfehlbetragsrechnung

Auflistung des Kassenbuchs

		Bewegung	Tagessaldo	Kassen­bestand
01.01.	Anfangsbestand			100
01.01.	Einnahmen	1.000	1.100	1.100
02.01.	Einnahmen	2.000
02.01.	Bankeinzahlung	-3.300	-1.300	-200
03.01.	Einnahmen	2.000	2.000	1.800

Der Betriebsprüfer bildet den Saldo für die einzelnen Tage und findet einen Kassenfehlbetrag i. H. v. 200 EUR zum 02.01.

Schlussfolgerung der Betriebsprüfung: Es liegt ein materieller Mangel vor.

Kassensturz

Nimmt der Betriebsprüfer einen Kassensturz vor, stimmt er den tatsächlichen Kassenbestand (Kassenschub und Geldbeutel) mit dem buchmäßigen Kassenbestand lt. PC-Kasse oder offenen Kasseab. Wurde ein Kassenspeicher zwischenzeitlich gelöscht, und der Vergleich ist nicht mehr einwandfrei möglich oder weichen tatsächlicher Kassenbestand und Buchbestand voneinander ab, liegt ein gravierender Mangel in der Buchführung bzw. den Aufzeichnungen vor. Dieser Umstand berechtigt den Betriebsprüfer zur Schätzung.

Datenzugriff auf Vorsysteme

PC-Kassen gelten als Vorsysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen. Alle ins System eingegebenen und vom System generierten Daten sind aufbewahrungspflichtig.^[1] Der Betriebsprüfer wird diese Daten (Speisekarte, Bedienerumsatz...