Wolfgang Macht

4.1 Regelfall der privaten Nutzung eines betrieblichen Kfz

Steht dem Arbeitnehmer ein betriebliches Kfz zur privaten Nutzung zur Verfügung, gilt Folgendes:

  • Die private Nutzung ist mit monatlich 1 % des inländischen Listenpreises des Kfz anzusetzen.
  • Wird das Kfz auch zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (= erster Tätigkeitsstätte) genutzt, werden zusätzlich monatlich 0,03 % des inländischen Listenpreises des Kfz für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zugerechnet.
  • Wird das Kfz für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung genutzt, gelten für jeden Kilometer der Entfernung zwischen dem Beschäftigungsort und dem Ort des eigenen Hausstands 0,002 % des inländischen Listenpreises für jede Fahrt, für die der Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 5 EStG ausgeschlossen ist, als geldwerter Vorteil.

Soll diese Pauschalregelung nicht angewendet werden, muss permanent vom Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch geführt werden. Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden; lose handschriftlich geführte Aufzeichnungen können nicht durch nachträgliche Aufzeichnungen abgeglichen werden.[1] Dienstliche und private Fahrten müssen gesondert und laufend im Fahrtenbuch aufgezeichnet werden.

 
Fahrten Notwendige Aufzeichnungen
Dienstfahrten
  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
Privatfahrten
  • Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer
Fahrten zur Tätigkeitsstätte
  • kurzer Vermerk

Tab. 3: Pflichtangaben im Fahrtenbuch

Die Aufzeichnungen müssen lückenlos geführt werden. Eine Beschränkung auf einen repräsentativen Zeitraum ist nicht mehr zulässig, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.[2]

4.2 Geringe Pkw-Nutzung (z. B. Homeoffice wg. Pandemie)

In den Zeiten des Homeoffice steht oft ein Betriebs-Pkw ggf. zur Verfügung, wird aber nicht genutzt. Hier kann es zu "Ungleichgewichten" kommen.

Grundsätzlich ist die Ermittlung des Zuschlags kalendermonatlich mit 0,03 % des Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vorzunehmen (s. o. Regelfall).

Wird das Kfz für maximal 180 Tage genutzt kann die Entfernungspauschale (= der Zuschlag) täglich mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer berechnet werden.

Der Arbeitnehmer muss dazu – fahrzeugbezogen – schriftlich aufzeichnen, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er das betriebliche Kfz tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat; die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus. Am Ende des Monats sind die Aufzeichnungen dem Arbeitgeber zu übergeben. Dieser nimmt sie zu den Lohnunterlagen. Weitere Angaben, z. B. wie der Arbeitnehmer an den anderen Arbeitstagen zur ersten Tätigkeitsstätte gelangt ist, sind nicht erforderlich.[1]

[1] BMF, Schreiben v. 4.4.2018, IV C 5 – S 2334/18/10001; BStBl 2018 II 592: Tz. 2.10.

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