Grundsätzlich sind elektronische Belege in ihrem Ursprungsformat zu speichern.[1] Umspeichern in ein anderes Format ist zulässig, wenn dabei die maschinelle Auswertbarkeit (z. B. Filtern, Sortieren, Berechnen oder Suchen nach Text) nicht eingeschränkt wird.[2]
Hierbei sind grundsätzlich beide Versionen so zu archivieren, dass die Ursprungsversion als solche gekennzeichnet ist und der Zusammenhang zwischen Urversion und Konvertierung hergestellt werden kann.[3] Zu diesem Grundsatz gibt es auch Erleichterungen.[4]
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