Aufzeichnung und Aufbewahrung von Geschäftsvorfällen und anderen steuerlich relevanten Daten bei Taxi- und Mietwagenunternehmen

BMF, 11.03.2024, IV D 2 - S 0316 - a/21/10006 :008

In den letzten Jahren haben sich die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme im Hinblick auf die steuerliche Ordnungsmäßigkeit der mit ihnen geführten Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen verändert. Die Veränderungen betreffen auch Taxi- und Mietwagenunternehmen und die in diesen Unternehmen insbesondere eingesetzten Taxameter und Wegstreckenzähler. Mit diesem BMF-Schreiben sollen die wesentlichen Anforderungen und bestehenden branchenüblichen Mindestaufzeichnungen für diese Unternehmen zusammengefasst werden.

Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen bleiben hiervon unberührt.

Darüber hinaus wird mit diesem BMF-Schreiben der Zeitpunkt der erstmaligen Anwendung des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 8 KassenSichV für Wegstreckenzähler festgelegt (§ 10 Satz 2 KassenSichV).

Nach Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt Folgendes:

I. Allgemeines

Bei Taxametern und Wegstreckenzählern handelt es sich um elektronische Aufzeichnungssysteme (vgl. Nr. 2.1.4 des AEAO zu § 146). Die hierüber geführten Aufzeichnungen unterliegen nach § 146 Absatz 1 Satz 1 AO der Einzelaufzeichnungspflicht. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt darüber hinaus auch für alle Geschäftsvorfälle, die nicht mit dem Taxameter oder Wegstreckenzähler aufgezeichnet werden, z. B. Rechnungsfahrten, Krankenfahrten etc. Verpflichtungen nach anderen Vorschriften (z. B. Rechnungspflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG i. V. m. § 33 UStDV, Aufzeichnungen des Arbeitgebers über geleistete Arbeitszeiten der Arbeitnehmer nach § 17 Absatz 1 MiLoG i. V. m. § 2a SchwarzArbG und § 16 Absatz 2 ArbZG sowie Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug nach § 41 EStG i. V. m. § 4 LStDV) sind zu beachten.

Die Aufzeichnungen durch Taxameter und Wegstreckenzähler haben zudem nach den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 28. November 2019, BStBl 2019 I S. 1269 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)) zu erfolgen.

Die erforderlichen Aufzeichnungen müssen im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder Nachschau dem Amtsträger zur Verfügung gestellt werden (vgl. §§146b, 147, 193 ff. AO, §§42f, 42g EStG sowie§ 27b UStG).

II. Taxiunternehmen

1. Allgemein

Zur Erfüllung der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten sind mindestens die folgenden branchenüblichen Daten aufzuzeichnen:

Allgemeine Daten pro Schicht bzw. Abrechnungstag

• eindeutige Fahrerkennung
• Taxikennung (Ordnungsnummer des Fahrzeugs)
• Zählwerksdaten i. S. d. Tz. 15.1 der Richtlinie 2014/32/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 (ABl L 96 S. 149 – nachfolgend „MID“) zu Beginn und Ende einer Schicht
• Schichtdauer (Datum und Uhrzeit zu Schichtbeginn und -ende), soweit das Taxi von einer Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer gefahren wird
• Summe der Gesamteinnahmen nach Zahlungsarten

Einzeldaten je Geschäftsvorfall

• Fahrtbeginn und Fahrtende (Datum und Uhrzeit)
• Fahrttyp (Tariffahrt oder sonstige Fahrt)
• zurückgelegte Strecke (nur bei Fahrttyp Tariffahrten)
• Fahrpreis
• Zuschlag
• In Rechnung gestellte Gesamtsumme
• Umsatzsteuersatz
• Zahlungsart (z. B. bar, unbar)
• gezahlte Trinkgelder (sofern steuerlich relevant)

Ist das Taxameter dazu in der Lage, sind alle vorgenannten Daten mit diesem in elektronischer Form aufzuzeichnen.

Soweit die Daten zulässigerweise nicht durch das Taxameter aufgezeichnet werden (können) oder soweit diese den tatsächlichen Geschäftsvorfall nicht zutreffend wiedergeben (z. B. Fahrt zu frei vereinbartem Preis außerhalb des Pflichtfahrgebiets mit aktiviertem Taxameter), werden die erforderlichen Daten durch Ergänzungen oder Korrekturen manuell erfasst. Dies kann entweder in einem nachgelagerten elektronischen Aufzeichnungssystem (sog. „ergänzendes System“; z. B. Back-Office-System) oder in einer anderen geeigneten und zugelassenen Form (z. B. händisch) erfolgen.

Eine Ergänzung oder Korrektur kann insbesondere notwendig sein, wenn für die tatsächlich durchgeführte Fahrt nicht der in dem Gerät einprogrammierte (und aufgezeichnete) Tarif gilt, weil es sich beispielsweise um eine Kranken- oder Privatfahrt handelt.

Soweit die Aufzeichnungen durch ein Taxameter oder mithilfe eines ergänzenden Systems erfolgen, sind die zum jeweiligen Gerät gehörenden Organisationsunterlagen (Verfahrensdokumentation i. S. d. Tz. 10.1 der GoBD; z. B. Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Dokumentation der Programmierung) ebenfalls aufzubewahren (§ 147 Absatz 1 AO). Zudem sind die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Taxameter im Rahmen der allgemeinen Pflichten zu protokollieren (§ 145 Absatz 1 AO, § 63 Absatz 1 UStDV) und diese Protokolle ebenfalls aufzubewahren (§ 147 Absatz 1 AO). Einsatzort eines Taxameters ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wird. Als Einsatzzeitraum gilt der Zeitraum zwischen der Inbetriebnahme und der Außerbetriebnahme des Taxameters.

2. EU-Taxameter

Bei der Verwendung v...