Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht / 2.1 Gesetzliche Grundlagen

Rz. 4

Im Dritten Buch (Dritter Unterabschnitt) des HGB sind in den §§ 257 bis 261 die Aufbewahrung und die Vorlage von Unterlagen der Rechnungslegung geregelt. § 257 HGB trifft die Regelungen zur Aufbewahrung und zu den Aufbewahrungsfristen. § 261 HGB bestimmt insoweit ergänzend, dass der Aufbewahrungspflichtige, der von Erleichterungen Gebrauch macht, auf seine Kosten ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zur Verfügung stellen muss.

Rz. 5

Sozusagen im Vorfeld der Aufbewahrung ordnet Absatz 2 des § 238 HGB (der in Abs. 1 die Buchführungspflicht statuiert) an, dass der Kaufmann verpflichtet ist, mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe anzufertigen und "zurückzubehalten". Der Kaufmann ist daher verpflichtet, sowohl die selbst angefertigten Buchführungsaufzeichnungen als auch alle weiteren – im Sinne der Rechnungslegung beweiserheblichen – Unterlagen, als Abschrift (Kopie) aufzubewahren. Die Bestimmungen der §§ 238 Abs. 2 und 257 HGB sind also im Zusammenhang zu sehen.

Rz. 6

Zentrale Vorschrift ist § 257 HGB. Demzufolge ist die Aufbewahrung eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung, sie kann nicht durch Vertrag abbedungen werden und endet nicht mit der Veräußerung/Beendigung des kaufmännischen Unternehmens, sondern erst mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.